حسابداری مدیریت -چگونه گزارش‌های مالی و حسابداری را با دقت و سرعت مناسب استخراج کنیم؟
تدوین سرفصل‌های حسابداری نویسنده: علیرضا اسکندری مقدمه ای بر تدوین سرفصل‌های حسابداری در این مقاله، قصد داریم به یکی از اصلی‌ترین و حیاتی‌ترین وظایف و نقش‌های حسابداری، یعنی «ثبت، طبقه‌بندی، تلخیص و ارائه اطلاعات فعالیت‌ها…
تدوین سرفصل‌های حسابداری
نویسنده: علیرضا اسکندری
مقدمه ای بر تدوین سرفصل‌های حسابداری
در این مقاله، قصد داریم به یکی از اصلی‌ترین و حیاتی‌ترین وظایف و نقش‌های حسابداری، یعنی «ثبت، طبقه‌بندی، تلخیص و ارائه اطلاعات فعالیت‌ها و رویدادهای یک واحد تجاری» است، بپردازیم و با نگاهی به تعاریف و استانداردها و دیدگاه‌های رایج در خصوص چگونگی ثبت، طبقه‌بندی و تلخیص رویدادها (که به‌وسیله‌ی سرفصل حساب‌ها نمود پیدا می‌کند) و آسیب شناسی آن‌ها، دیدگاه‌های خود را در این خصوص بیان کنیم.
تعریف و نقش حسابداری
حسابداری را “فن ثبت، طبقه‌بندی و تلخیص فعالیت‌های مالی یک مؤسسه و گزارش‌دهی آن” تعریف کرده‌اند. با تأکید بر کلمه‌ی «فنّ» در تعریف فوق، می‌توان چنین نتیجه گرفت که علیرغم دیدگاه رایج، حسابداری یک علم یا دانش نظری و استاندارد و کلاسیک نیست و مهارت و تخصص و حتی اعمال هنر و سلیقه در نحوه‌ی تعریف، ثبت، طبقه‌بندی، تلخیص و ارائه‌ی رویدادهای یک مؤسسه، امری ضروری و حیاتی است.
امروزه با پیچیده‌تر شدن جوامع و گستردگی، پراکندگی و تنوع فعالیت‌ها و قوانین و مقررات، وظایف و مأموریت‌های دیگری نیز برعهده‌ی حسابداران گذارده شده است.
وظایف واحد حسابداری را می‌توان بدین شرح طبقه‌بندی کرد:
- همکاری در مدیریت جریان نقدی سازمان و تأمین مالی
- همکاری در مدیریت فعالیت‌های اقتصادی و سرمایه‌گذاری‌های سازمان
- گزارش‌دهی و پاسخگویی به مراجع برون‌سازمانی مثل دولت، بانک‌ها، سازمان امور مالیاتی و غیر آن‌ها
- گزارش‌دهی و پاسخگویی به سهامداران، هیئت مدیره و مدیریت ارشد سازمان
- ثبت، طبقه‌بندی و نگهداری حساب‌ها و دفاتر سازمان و اسناد و مدارک مربوطه
- نگهداری حساب و پاسخگویی به مشتریان، تأمین‌کنندگان و کارکنان سازمان
- تجزیه و تحلیل و ارائه اطلاعات و گزارش‌های مورد نیاز مدیریت و سایر واحدهای سازمان برای اتخاذ تصمیمات کلان و استراتژیک یا تصمیم‌گیری‌های جاری و روزمره
با نگاهی به این موارد، می‌توان دریافت که در حال حاضر طیف گسترده و متنوع استفاده‌کنندگان از خدمات حسابداری با نیازمندی‌ها، اهداف، سلایق وحتی منافع متفاوت ومتضاد به وجود آمده است وحسابداران می‌باید با استفاده از دانش و تخصص خود و اِعمال سلیقه و هنر، به نحو مناسب و به صورت همزمان، وظایف خود را انجام دهند و نیازهای استفاده‌کنندگان متفاوت را پاسخگو باشند.
لازم به یادآوری نیست که نیازمندی‌ها، اهداف و سلایق استفاده‌کنندگان از اطلاعات حسابداری، با توجه به زمان، مکان، شرایط اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی در صنایع و بنگاه‌های اقتصادی مختلف و شرکا و سهامداران متفاوت، تغییر می‌کند؛ و در واقع، نقطه‌ی کلیدی و اساسی موضوع، همین است: جایی که بسیاری از شرکت‌ها و حسابداران دچار اشتباه؛ و به سوی دیدگاه‌های رایج و استاندارد متمایل می‌شوند.
آسیب شناسی تدوین سرفصل‌های حسابداری
با در نظر گرفتن موارد یاد شده، عارضه‌های متعددی در سازمان‌ها به وجود می‌آید.
صورت مسأله‌ی بغرنج حسابداران، این است که رویدادها و فعالیت‌هایی واحد را – که به عنوان تنها ورودی اطلاعاتی خود در اختیار دارند – چگونه و در چه سرفصل‌هایی، ثبت، طبقه‌بندی و نگهداری کنند تا بتوانند با دقت و سرعت مناسب، نیازمندی‌های متفاوت استفاده‌کنندگان را از اطلاعات حسابداری پاسخ گویند؟
در اغلب سازمان‌ها بدون توجه به تمامی موارد مذکور و بدون در نظر گرفتن شرایط سازمان و صنعت، به دنبال استفاده از سرفصل حساب‌های استاندارد و تعریف شده از سوی مراجع مختلف می‌روند.
این عده در واقع سعی می‌کنند نیازمندی‌های افراد متفاوت را با دیدگاه خود تطبیق دهند یا استاندارد را به آن‌ها تحمیل کنند؛ در صورتی که استاندارد مزبور، فقط برای مرجع صادرکننده‌ی آن مناسب بوده است.
در مورد سرفصل حساب‌های استاندارد ذکر چند نکته ضروری به نظر می‌رسد:
اولاً این استانداردها به صورت کلی و نهایتاً تا سطح «معین» حسابداری، تعریف شده‌اند؛ در صورتی که امروزه با وجود اهمیت و استفاده‌ی بیشتر سطوح و لایه‌های مختلف حساب‌ها، از جمله تفضیلی‌ها، هزینه‌ها، مراکز هزینه و پروژه‌ها، این موارد در سازمان‌ها استاندارد نشده و هر سازمانی ساز خودش را می‌زند.
ثانیاً این استانداردها، در واقع استانداردهای “گزارش‌گر”ی هستند که مرجع یا ارگانی خاص، برای اهداف مشخص تدوین کرده؛ ولی اشتباه رایج، آن است که استاندارد سرفصل حساب‌های حسابداری در نظر گرفته شده‌اند. به دیگر عبارت، مرجع یا ارگانی خاص، برای استفاده‌ی خود و سهولت کاربرد و قیاس اطلاعات شرکت‌های مختلف، تحت قالب این استاندارد (یا فرمت)، خواستار دریافت گزارش‌های مالی از شرکت‌ها شده است
(مثل فرم اظهارنامه‌ی مالیاتی سازمان امور مالیاتی کشور یا صورت‌های مالی نمونه‌ی سازمان حسابرسی و بورس اوراق بهادار)؛ ولی اغلب سازمان‌ها، از این فرمت‌ها بعنوان استاندارد سرفصل حساب‌ها استفاده می‌کنند و آن‌ها هم -لزوماً- کلیه‌ی نیازهای سایر استفاده‌کنندگان از اطلاعات حسابداری را پوشش نمی‌دهند.
درواقع عارضه‌ی اصلی، گزینش و اولویت دادن به یکی از استفاده‌کنندگان اطلاعات حسابداری؛ و تحت‌الشعاع قرار گرفتن نیازها و اولویت‌های دیگران است.
متأسفانه در بیشتر سازمان‌ها، مراجع برون سازمانی مثل سازمان امور مالیاتی، حسابرسان، بانک‌ها یا سازمان بورس اوراق بهادار در اولویت قرار می‌گیرند و تمام ساختار حسابداری و سرفصل حساب‌های شرکت و نحوه‌ی ثبت، طبقه‌بندی و تلخیص اطلاعات، برای پاسخگویی بهتر و سریع‌تر به آن‌ها تنظیم می‌شود؛
در صورتی که از نظر نگارنده – و هم چنین گروه مشاوران “مدیران ۲۱”- مهم‌ترین و اصلی‌ترین استفاده‌کننده از اطلاعات حسابداری، مدیر ارشد اجرایی هر سازمانی به عنوان برنامه‌ریز(استراتژیست) سازمان است و نحوه‌ی ثبت، طبقه‌بندی و تلخیص رویدادها در سرفصل‌های حسابداری، می‌باید با در نظر گرفتن نیازمندی‌ها و اولویت‌ها و حساسیت‌های ایشان باشد (با رعایت اصول حسابداری و کلیات استانداردهای رایج حسابداری کشور).
مدیر ارشد سازمان در طول فعالیت و به صورت روزمره یا ادواری، مجبور به اتخاذ تصمیم‌‌های خرد و کلان متعدد؛ و نیازمند اطلاعاتی دقیق و خاص – مثلاً در مورد قیمت تمام شده‌ی کالاها و خدمات و اجزاء آن، بودجه‌بندی و وضعیت نقدینگی شرکت، میزان دارایی‌ها و بدهی‌های جاری و بلند مدت، نسبت‌های مالی و وضعیت سود و زیان شرکت- است و به همین دلیل، اصلی‌ترین مشتری خدمات حسابداری محسوب می‌شود.
سرفصل حساب‌های سازمان باید به گونه‌ای تعریف و استفاده شود که بتوان سایه‌ای از کلیه‌ی تصمیمات مدیریت را در آن مشاهده کرد و با دقت و سرعت مناسب، گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌های مورد نیاز مدیر سازمان را برای تصمیم گیری‌های استراتژیک تهیه و ارائه کرد.
اطلاعات مالی و حسابداری هر شرکتی، باارزش‌ترین، کامل‌ترین و حیاتی‌ترین منبع و مرجع اطلاعات و گزارش‌های آن است و باید به نحوی طبقه‌بندی و تلخیص شود که به سهولت و با کیفیت مطلوب، برای استفاده‌کنندگان اصلی و روزمره‌ی آن قابل دسترس و استفاده باشند.
راهکار پیشنهادی برای تدوین اصولی سرفصل‌های حسابداری
با در نظر گرفتن موارد یاد شده، گروه مشاوران مدیران ۲۱، برای تدوین سرفصل حساب‌های حسابداری سازمان‌ها، فرآیندی بدین شرح پیشنهاد می‌کند:
- مدیر ارشد سازمان را – که برنامه‌ریز(استراتژیست) سازمان هم هست- به عنوان اصلی‌ترین استفاده‌کننده از اطلاعات حسابداری پذیرفته، در جلساتی، کلیات و جزئیات گزارش‌های درخواستی ایشان را استخراج و ادوار تهیه‌ی آن‌ها را مشخص کنند و توافقات لازم را با ایشان در باره‌ی استاندارد کردن این گزارش‌ها به عمل آورند.
- امکانات، محدودیت‌ها و قابلیت‌های نرم‌افزار حسابداری سازمان، با همکاری واحد انفورماتیک سازمان و مجری (پیمانکار) نرم‌افزار مالی شرکت، دقیقاً بررسی و شناسایی شود. این موارد شامل تعداد سطوح حساب‌ها و طول کدها، تفضیلی‌ها، مراکز هزینه، تفضیلی‌های دوم و سوم (در صورت وجود)، منطق بستن حساب‌ها، گزارش‌های نرم‌افزار، شناور بودن تفضیلی‌ها، شابلون اسناد حسابداری صادره از سایر زیرسیستم‌ها، نحوه‌ی شماره‌گذاری و مرتب کردن وتجمیع اسناد حسابداری، تعداد دفاتر یا شعب و پراکندگی جغرافیایی آن‌هاست. البته باید توجه داشت که نرم‌افزار مالی و پیمانکار مربوطه، می‌باید خود را در نهایت با الزامات و نیازمندی‌های سازمان مطابقت دهند.
- امکانات، محدودیت‌ها و قابلیت‌های نرم‌افزارهای موجود در هر واحد، با همکاری واحد انفورماتیک سازمان و مجری (پیمانکار) نرم‌افزارهای سازمان و مدیران هر یک از واحدها – به ویژه واحدهای خرید، فروش، انبار، اداری و پرسنلی، تولید و نت- ، دقیقاً بررسی و شناسایی شود. البته در صورت نبود نرم‌افزار در هر کدام از واحدهای سازمان نیز، نسبت به استخراج الزامات و نیازمندی‌ها و ورودی‌ها و خروجی‌های آن واحد اقدام به عمل آید. این موارد شامل تعداد و نحوه‌ی تعریف و طبقه‌بندی کالاها، مشتریان، تأمین‌کنندگان، پرسنل، قواعد و قوانین، الزامات و نیازمندی‌های تمام واحدها، فرم‌های مورد استفاده، گزارش‌های ورودی و خروجی و ارتباطات و روابط فیمابین است.
- بررسی کامل وضعیت موجود ساختار حساب‌ها و اطلاعات و سوابق گذشته‌ی شرکت بسیار ضروری است. در هر صورت و تحت هر شرایطی، باید به حفظ اطلاعات و شرایط موجود به عنوان الزامی اولیه و حداقلی توجه شود.
- استانداردها و الزامات مراجع برون سازمانی عمده – از قبیل سازمان امور مالیاتی کشور، بانک‌ها و حسابرسان – بررسی، شناسایی و رعایت و گزارش‌های مورد نیاز آنان تحلیل شود.
- با تلفیق موارد پیشین و با نگاهی به آینده، در عین تأمین نیازمندی‌های امروز، نسبت به تدوین سرفصل حساب‌های استاندارد بومی شده‌ی سازمان اقدام شود.
در این فرایند، موضوع تعریف سرفصل حساب‌های یک سازمان، به هیچ وجه یک موضوع درون واحدی و مربوط به واحد حسابداری نیست و در آن، تمامی ارکان سازمان نقش ایفا می‌کنند و در نظر گرفته می‌شوند.
این موضوع نیز، یکی دیگر از عارضه‌های سازمان‌های کنونی در نحوه‌ی تدوین و تعریف سرفصل حساب‌هاست که ناشی از دیدگاه جزیره‌ای نسبت به واحدهای سازمان است؛ در صورتی که امروزه در دنیای کسب وکار، بحث مدیریت منابع سازمانی (ERP) در حال گسترش بوده، یکی از اصول آن، ترویج یکپارچگی سازمانی است.
سرفصل حساب‌های سازمان، دست کم می‌باید شامل سطوح زیر باشد:
الف- سطح گروه حساب‌ها، شامل دارایی‌های جاری، دارایی‌های غیر جاری، بدهی‌های جاری، بدهی‌های بلندمدت و حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها وحساب‌های انتظامی و کنترلی.
ب- سطح حساب‌های کل، که در ترازنامه‌ی سازمان مشاهده خواهند شد و در ذیل یکی از گروه حساب‌ها تعریف می‌شوند.
ج-سطح حساب‌های معین که معمولاً در یادداشت‌های پیوست صورت‌های مالی مشاهده خواهند شد و در ذیل هر کدام از حساب‌های کل تعریف می‌شوند.
سطح «معین» در واقع اصلی‌ترین و آخرین سطح حسابی است که کاربر نسبت به تشخیص و ثبت آن در هنگام صدور سند حسابداری اقدام و ارتباط سایر سطوح حسابی (تفضیلی و مراکز هزینه) را با حساب‌های شرکت برقرار می‌کند و در واقع، نقطه‌ی تماس و زبان مشترک اصلی نرم‌افزار حسابداری با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان است.
بعد از سطح «معین» و برای ثبت و نگهداری جزئیات بیشتر و کامل‌تر رویدادها، باید به صورت مستقل و شناور، برای تعریف سطوح تفضیلی بدین شرح اقدام کرد:
۱- “تفضیلی(تفضیلی اوّل)” که برای تعریفِ جزئیاتی از قبیل مشتریان، اشخاص، کالاها، هزینه‌ها، پرسنل، حاسب‌های بانکی وغیره به کارمی‌رود. این سطح از حساب‌ها به سطح معین متصل می‌شود.
۲- “مراکز هزینه” که از نظر ماهیت و عملکرد، شبیه تفضیلی اول است و برای تجزیه و تحلیل عملکرد واحدهای مختلف سازمان استفاده می‌شود. مراکز هزینه معمولاً مطابق واحدهای چارت سازمانی تعریف می‌شوند و بیشتر برای تفکیک هزینه‌ها و ارتباط آن با واحدهای سازمانی به کار می‌روند. این سطوح از حساب‌ها هم به «تفضیلی اوّل» و هم به سطح «معین» متصل می‌شود.
۳- “تفضیلی دوّم (پروژه‌ها)” که از نظر ماهیت و عملکرد شبیه تفضیلی اول است و بیشتر برای نگهداری و وارسی عملکرد پروژه‌های موقت، مراکز هزینه‌ی موقت و موضوعاتی از قبیل دارایی‌های در جریان ساخت، پروژه‌های عمرانی، نمایشگاه‌ها، برنامه‌های بازاریابی و طرح‌های تجاری استفاده می‌شود. این سطح از حساب‌ها، هم به سطح «معین» وهم به سطوح «تفضیلی اول»، متصل؛ و پس از پایان پروژه‌ی مربوطه، بسته می‌شوند.
نکات ضروری در تدوین سرفصل‌های حسابداری
به طور کلی، در تعریف سرفصل حساب‌ها، رعایت این موارد ضروری به نظر می‌رسد:
- تعریف حساب‌ها در سطح گروه، کل و معین به ترتیب نقد شوندگی آن‌ها و جاری و بلند مدت بودن آن‌ها انجام می‌شود.
- شأن، اهمیت و وزن هر کدام از حساب‌ها باید در سطح مورد نظر رعایت شود؛ به طوری که همه‌ی حساب‌های سطح گروه، واقعاً دارای شأن و وزن گروه باشند و حساب‌های کل نیز، همگی اهمیتی در سطح کل داشته باشند. این موضوع، به ویژه در سطح معین رعایت نمی‌شود و برخی حساب‌ها و جزئیاتی که باید در سطوح تفضیلی باشند، در سطح معین تعریف می‌شوند.
- در صورت وجود نرم‌افزارهای مناسب در سازمان برای فرآیندهای مختلف – از قبیل انبار، اموال، خرید و فروش- می‌توان از امکانات آن‌ها برای نگهداری جزئیات حساب‌ها استفاده کرد و لزومی به تعریف این جزئیات در سطح تفضیلی حساب‌ها نیست. این مورد، بیشتر در تعریف کالاها و اموالی که دارای تعداد و حجم زیاد هستند، توصیه می‌شود.
گذشته از چگونگی و کیفیت تعریف سرفصل حساب‌ها، مهارت و تخصص حسابداران نیز در تشخیص صحیح حساب‌ها و طبقه‌بندی و تلخیص مناسب و صحیح رویدادهای مالی به هنگام صدور سند حسابداری بسیار تعیین‌کننده و ضروری است و آموزش و توجیه کاربران حسابداری، در تشخیص حساب‌ها و استفاده از سرفصل حساب‌ها، تکمیل کننده‌ی تمامی موارد ذکر شده است.
جهت آشنایی با خدمات مشاوره مالی مدیران ۲۱، روی عنوان مشاوره مالی کلیک کنید.
