گردآوری شده توسط امیرکریمی ، مشاور مدیریت در حوزه منابع انسانی

قسمت اول

مقدمه

 

اين مقاله در نظر دارد، به شناخت كار تيمي در فضای مجازي پرداخته و ضرورت بهره­ مندي از آنها را در سازمان، با توجه به مزيت­ هاي فراوان آن تبيين نمايد. آنچه كه در اين شرايط به­ عنوان محور اصلي همواره مطرح بوده نقش نيروي انساني و مديريت و رهبري تيم­ هاي مجازي است و عوامل اثربخشي آنها در تقويت و توسعه­ ی تيم­ هاي مجازي كه در اين مقاله مورد بررسي و ارزيابي قرار خواهد گرفت. ترويج و توسعه­ ی تيم­ هاي مجازي مي­تواند نقش اساسي در انجام پروژه ­ها و فعاليت ­هاي پژوهشي، تحقيقي، ارائه خدمات به مشتريان و ارتباطات كيفي را در جامعه ايفا نمايد.

فناوري اطلاعات و ارتباطات امروزه چنان با زندگي بشر آميختگي پيدا كرده است كه ارتباطات مردم را در سراسر جهان به راحتي ميسر ساخته و بهره ­گيري از دانش و تجربيات متخصصين مختلف را بسيار سهل نموده است .در اين شرايط نگرش به انسان در جامعه در دوران رشد وتوسعه مي­تواند داراي نقش اساسي باشد. در مديريت علمي كه توسط تيلور مطرح بود انسان به­ عنوان چيزي جزء ابزار كار مطرح نبود ولي درحال حاضر با تغييراتي كه در نهضت روابط انساني در سازمان­ها صورت گرفته، ديگر انسان در حد يك ابزار مطرح نيست و به دنياي فراتر از آن پا نهاده است كه عمده ­ترين آن حضور بي­وفقه در دنياي مجازي و سایبري است.

هنر بهره ­مندي مفيد و مناسب از دنياي فناوري اطلاعات و ارتباطات درجهت توانمند كردن نيروي انساني و استفاده از مزيت­ هاي آن براي سازمان­ هاست. اين مزيت­ها شامل: صرفه ­جويي در وقت، افزايش سرعت در زمان انجام كارها، دقت در روند انجام كار، بازگشت سرمايه ­هاي بزرگ، جلوگيري از اتلاف وقت نيروي انساني درسازمان­ها، كاهش هزينه ­هاي انجام كار، از بين رفتن قيد مكان و زمان براي انجام كارها و آسان­ سازي برنامه مديريتي و كنترل و ارزيابي تيم­ ها در محيط ­هاي مجازي و… است.

استفاده از تیم‌های مجازی در سازمان­ ها یک امر متداول است و می­توان گفت که اکثر کارکنان شرکت­ ها و سازمان­ ها نیز در این تیم ­ها فعالیت داشته ­اند یا تمایل به کار کردن در آن­ها را دارند. تیم‌های مجازی تقریباً در زمینه­ های مختلف نظیر تحقیق و توسعه، خدمات مشتریان و… مورد استفاده قرار می­گیرند. بسیاری از سازمان­ ها از تیم‌های مجازی در تحقیقات و توسعه (R&D) پشتیبانی مشتریان، توسعه نرم­ افزارها و طراحی محصولات و غیره­ استفاده می­کنند. تیم­  های مجازی معمولاً دارای پراکندگی جغرافیایی و فرهنگی هستند. هرچه گستره­ ی این تقسیمات بیشتر می­شود، تعارض­ های گوناگونی در تیم­ ها به وجود می­آیند. به همین دلیل رهبری و مدیریت تیم­ های مجازی از اهمیت بالایی برخوردار است.

در دنیای ارتباطات علمی، شبکه­ های اجتماعی را می‌توان از بسترهای مؤثر در تولید علم، اشتراک عقاید و رشد فردی و اجتماعی دانست. هدف شبکه اجتماعی این است که با فراهم آوردن امکان ارتباط بین سرمایه‌های فردی و تشکیل سرمایه اجتماعی، به رشد و ارتقای سطح علم کمک کند.

هدف کلی هر شبکه اجتماعی، ایجاد سرمایه اجتماعی و تسهیل ارتباط بین متخصصان، هنرمندان و صاحبان حرفه ­های متعدد است. تبدیل سرمایه فردی به سرمایه اجتماعی، از مسائل مهم و مورد توجه تمامی حوزه‌های علمی است. از این طریق، دانش فردی به دانش جمعی تبدیل و در واقع از دانایی جمعی برای حل مسائل و مشکلات دنیای علم بهره‌برداری می‌شود.

–      گروه مجازی چیست؟

قبل از اینکه به تعریف مفهوم گروه مجازی بپردازیم، بهتر است تعریفی از تیم یا گروه داشته باشیم:

ادگار شاين[1] ويژگي­ هاي تيم را به اين ­صورت بيان مي­كند: عده­اي براي تحقق اهداف مشترك با پذيرش مسئوليت دوجانبه و تشريك مساعي در ابراز نظرات، احساسات و تصميم­ گيري­ ها كنار يكديگر جمع شده ­اند، تا در صورت بروز مشكل همه اعضاء تمركز بر حل آن نمايند و يكديگر را حمايت نموده تا بتوانند اهداف عاليه خود را تحقق بخشند.

در تعريف ديگري از فرايند تحقق يك تيم، توسط توكمن[2] تيم­ها چندين مرحله را براي شكل ­گيري طي مي­كنند، كه شامل موارد زیر است:

• Forming: مرحله اولیه شکل ­گیری تیم
• Storming: مرحله هيجان و تلاطم ­هاي تيم
• Naming: مرحله ايجاد فضاي تعامل و سامان­ دهي تيم
• Performing: مرحله هماهنگي و كنترل و نظارت بر كارهاي تيم
• Testing: مرحله چک­ کردن درست کارهای تیم
• Adjourning: مرحله نهايي و تكميل شدن نهايي تيم

تيم مجازي شامل افرادي است كه با داشتن توانمندي­ هاي تكنولوژي، فناوري اطلاعات، ارتباطات و اينترنت دور هم جمع شده­اند، تا در حداقل زمان ممكن و با كارايي بالا خارج از قيد زمان و مكان بتوانند پروژه­ ی مشتركي در دنياي مجازی انجام بدهند. تعيين رهبري قوي و كاردان در زمينه­ ی مديريتي و آشنايي كامل به موضوعِ خودِ پروژه، از جمله عوامل اساسي در عملكرد مفيد تيم­ هاي مجازي است و همچنين از موارد مهم ديگر می­توان به تعيين دقيق اهداف، دستورات و قوانين شفاف و همکاری و مشارکت در كنار يكديگر، اشاره نمود تا برنامه­­ ی كاري تيم مجازي را به منصه ظهور برساند. اعضاي اين تيم ­ها افرادي هستند  كه در نقاط مختلف و دور از هم، از طريق كامپيوتر یا گوشی­ های موبایل هوشمند مشغول ارائه خدمت در زمينه­ هاي مختلفي چون: تيم ­هاي پژوهش، دانشگاهي و تحقيقات، تجارت الكترونيك، خريد و فروش و بازاريابي، برنامه­ هاي آموزشي، و كليه موارد لازم در دنياي وب، انجمن ­هاي تخصصي مشاوره­اي، عمومي و پرسش و پاسخ مي­باشند.

–      انواع گروه ها و تیم ­ها

دوریت و اشنایدر[3] معتقدند که وظیفه تیم، نوع تیم، شیوه مدیریت و تعاملات اعضای آن را تعیین می‌کند.
بر این اساس 7 نوع تیم مجازی وجود دارد که در زیر به آنها اشاره می­شود:

• تيم­ هاي شبكه ­اي: افراد باداشتن هدف مشترك با هم تعامل داشته ولي اعضاء به­ صورت برنامه ­هاي قابل تغيير، پراكنده و منعطف كنار يكديگرند.
• تيم ­هاي فعال: تيم ­هايي كه مسئول جوابگوئي به موقعيت­ هاي فوري و اضطراري هستند.
• تيم ­هاي مديريتي: تيم­ هايي كه با مشاركت يكديگر در يك بخش اجرايي با يك برنامه خاص در يك سازمان وجود دارند .
• تيم ­هاي موازي: اينگونه تيم­ ها درفرايند معرفي و رشد وتوسعه يك محصول يا يك سيستم بايكديگر كار مي­كنند و عضويت­شان نيز به ­شكل رسمي است .
• تيم ­هاي معرفي محصول: وظايف اين تيم ­ها براي معرفي يك محصول مشخص با بازه زماني معين است.
• تيم­ هاي توزيع­ كننده محصول: اين تيم ­ها وظايف جاري و عمومي ارائه محصول به مشتري را به طرق ممكن به­ عهده دارند .
• تيم­ هاي سرويس ­هاي خدماتي: تيم­ هايي كه مسئوليت نگهداري و سرويس ­دهي به مشتريان را بر اساس يك فرايند ثابت انجام مي­دهند .

علاوه­ بر دسته ­بندی که در بالا آمد، طبقه ­بندی دیگری بر اساس ابعاد تیم ­ها وجود دارد. اندازه و ترکیب تیم‌ها تابع مستقیمی از نوع و ابعاد فعالیت آن‌ها می‌باشد. با این همه برخی پژوهش‌های انجام شده نشان داده است که در زمینه حل مساله، اندازه­ ی مطلوب چهار نفر می‌باشد. همچنین پژوهش‌های بلبین[4]  نشان داده است که ابعاد تیم بین 5 تا 12 نفر است که در این میان تعداد 8 نفر بهینه می‌باشد. دیوید کوپریدر[5] ابعاد بزرگ را برای تیم‌ها پیشنهاد می‌دهد. وی معتقد است که تیم‌های بزرگتر قادر به پاسخ­گویی به تعداد بیشتری از مشکلات می‌باشند. از نظر ترکیب، تیم‌ها به دو دسته همگن و ناهمگن تقسیم می‌شوند. در تیم‌های همگن مهارت‌های اعضاء شباهت‌های بیشتر و در بعضی موارد هم­پوشانی دارد که ممکن است دامنه­ ی مسائل قابل حل توسط تیم را کاهش دهد، ولی رابطه­ ی اعضاء را بیشتر می‌کند. در تیم‌های ناهمگن مهارت‌های اعضای تیم تفاوت‌های بیشتری دارد که سبب افزایش دامنه­ ی حل مساله تیم و افزایش میزان خلاقیت آن و نیز افزایش احتمال بروز اختلاف نظر در تیم می­گردد.

• تیم‌های مستقل و وابسته: یکی از تقسیم بندی‌های رایج که تیم‌ها را به دو حالت کلی تقسیم می‌کند: دسته­­ بندی تیم‌های مستقل و وابسته است.

به­عنوان مثال تیم فوتبال که به وضوح یک تیم وابسته است، دارای ویژگی‌های زیر می‌باشد:

• هیچ کاری بدون همکاری همه ­ی اعضای تیم قابل انجام نیست.
• در این گونه تیم، اعضاء دارای مهارت‌های منحصربه‌فردی هستند.
• موفقیت هر فرد کاملاً به موفقیت تیم وابسته است.

از سوی دیگر یک تیم شطرنج نمونه‌ای از یک تیم مستقل است که دارای ویژگی‌های زیر می‌باشد:

• نتیجه­ ی کار هر فرد بر روی کار افراد دیگر تیم بدون تأثیر یا با کمترین تأثیر است.
• افراد در این تیم کارهای مشابه ی را به­ صورت انفرادی انجام می­دهند.
• تیم‌های خودگردان: به‌طور معمول و در ساختار سنتی، یک مدیر به ­عنوان رهبر تیم عمل می‌کند و مسئول تعریف اهداف، روش‌ها، و عملکرد تیم است. با این همه مدل سلسله مراتبی همیشه راه حل مناسبی جهت رفع مشکلات و تداخل‌های به وجود آمده در سازمان نمی‌باشد. تیم‌های خودگردان با استفاده از مشخص کردن محدوده‌ای واضح برای آزادی و مسئولیت­ پذیری، سعی در انجام وظایف به مؤثرترین روش ممکن را دارند. ایده­ ی اصلی تیم‌های خودگردان این است که رهبر تیم، با استفاده از اقتدارِ موقعیتی خود، به عنوان رهبر تیم عمل نمی‌کند. تیم‌های خودگردان در بسیاری از سازمان‌ها برای مدیریت پروژه‌های پیچیده که شامل تحقیقات، طراحی، بهبود فرایند هستند، عمل می‌کنند. تیم‌های خودگردان ممکن است از نوع مستقل و یا وابسته باشند. برای پیاده‌سازی موفق یک تیم خودگردان، باید محدوده­ی بیشتری از مسئولیت به اعضای تیم واگذار گردد و اعضای تیم قابلیت اعتماد بیشتری نسبت به هم پیدا نمایند. در تیم‌های خودگردان بسیار حیاتی است که مدیر، انتظارات خود را از اعضای تیم روشن و مشخص نماید. مشخص بودن انتظارات اجازه می‌دهد تا افراد، فرایند ارزشیابی تیم را درک کرده و اعضای پاسخ­گو به وظایف محوله در ساختار تیم باقی بمانند.
• تیم پروژه: این نوع از تیم ها، تنها برای استفاده در یک بازه ­ی مشخص زمانی و جهت اجرای هدف مشخص تشکیل می‌شوند. مدیران، گروهی از افراد را بر اساس داشتن توانایی‌های مورد نیاز پروژه و تحت عنوان یک تیم گردهم می‌آورند. اعضای این گونه تیم‌ها ممکن است به گروه‌های کاری متفاوتی وابسته باشند اما وظایف مربوط به یک تیم را جهت اجرا دریافت نمایند. بنابراین به کار بردن عنوان تیم در این موارد الزاماً به معنی وجود کار تیمی در بین افراد نمی‌باشد.
• تیم ورزشی: یک تیم ورزشی گروهی از ورزشکاران هستند که جهت اجرای فعالیت‌های مربوط به یک رشته ورزشی گرد هم آمده‌اند. اعضای تیم ورزشی تحت رهبری مدیر تیم با عنوان سرمربی قرار دارند.

در عصر انفجار ارتباطات و اطلاعات كه هر روز تكنولوژي‌هاي نويني در حوزه‌هاي گوناگون عرضه مي‌شوند و ارتباطات را آسان‌تر از قبل مي‌كنند، پرداختن به چند و چونِ ساختِ يك تيم مجازي كه از طريق كانال‌هاي ارتباطي تكنولوژيك، كارها را پيش مي‌برند و به سرانجام مي‌رسانند، شايد از نان شب براي كسب ‌و كارها واجب‌تر باشد. در واقع، مديريت تيم‌هاي مجازي، موضوعي مختص تيم‌هاي نرم‌افزاري نيست. اين موضوع با توجه به گسترش تكنولوژي‌هاي ارتباطي، نياز هر كسب‌ و كاري مي‌تواند باشد كه حتي فاصله‌ي خود را با كسب‌ و كارهاي ديجيتال بسيار دور مي‌بيند. از جهاتي مي‌توان ادعا كرد كه ساخت تيم مجازي براي بسياري از كسب ‌و كارها سرنوشتي محتوم محسوب مي‌شود و اگر از آفت‌هاي پنهان ساختِ تيم مجازي غفلت شود، اين سرنوشت محتوم شايد چندان خوشايند و تحول‌آميز نباشد.

–      ویژگی­ های اعضای گروه ­های مجازی

هر گروهی اعم از حقیقی و مجازی، اعضایی دارد که این اعضاء باید ویژگی­ هایی داشته باشند تا روند کاری گروه به درستی و بر اساس اهدافی که تعیین شده است پیش برود. در زیر به برخی از این ویژگی­ ها اشاره می­شود:

• تعهد داشتن و مسئولیت­ پذیری: این سخن از بزرگان، حائز اهمیت است: کسی که خود را متعهد کاری یا چیزی می­ کند، نیمی از مسیر موفقیت را پیموده است. تعهد داشتن اعضای یک تیم نسبت به کاری که انجام می­دهند، برنده یا بازنده بودن تیم را تعیین می­کند. اگر چه اعضاء تیم مجازی از هم دور هستند اما برای به موفقیت رسیدن، باید منافع تیمی را به منافع شخصی خود ترجیح دهند. تعهد داشتن، به معنی همگام و هم فکر بودن با سایر اعضای تیماست و فعالیت اعضای یک تیم متعهد و موفق، باید در راستای رشد و هدف مشترک تیم باشد.
• جلوگیری از سو تفاهمات: یکی از ویژگی­های کار تیمی مجازی، سوءتفاهماتی­ست که معمولاً در فضاهای مجازی ممکن است بین اعضاء به وقوع بپیوندد. بنابراین اعضاء با دانستن این ویژگی فضای مجازی، باید بتوانند از صحبت­ های چند پهلو که ممکن است از آن، سوء­برداشت شود اجتناب کنند و در صورت بروز اختلاف نظر، بتوانند مشکلات خود را کنترل و مدیریت کنند.
• همکاری بین اعضا: وجود همکاری، یعنی برقراری ارتباط، با افرادی که با آنها در تیم مجازی سر و کار داریم. اگر در بین اعضای تیم همکاری وجود داشته باشد، تیم می­تواند آن را به یک مهارت تبدیل کند و از آن برای توسعه و پیشبرد اهداف خود استفاده کند. همکاری، اعضای تیم را گرد هم جمع می­کند و افراد می­توانند به­ طور منظم با یکدیگر تعامل برقرار کنند تا فعالیت­های خود را به ­صورت تیمی و هماهنگ انجام دهند.
• تعیین نقش در گروه و پذیرش آن توسط اعضاء: هیچ یک از ما، کارمند یا رئیس به ­دنیا نیامده ایم، بلکه هر کدام از ما، به موازات تلاشی که انجام می­دهیم نقش یا سمت می­گیریم. پذیرش نقش هر یک از ما در یک کار تیمی، به معنی احترام به خود ماست. بدون تعیین نقش و سپردن کار به کاردان، وقوع هرج و مرج در گروه حتمی­ست و این مساله به نفع هیچکدام از اعضای گروه نخواهد بود. این نکته را در نظر داشته باشید، در تعیین نقش افراد در تیم، همه اعضاء باید حضور و توافق داشته باشند.
• برقراری ارتباط: ارتباط داشتن با اطرافیان، فعالیتی است که از بدو تولد شروع می­شود و تا انتهای زندگی نیز ادامه خواهد داشت. شنیدن و پاسخ دادن، جزئی از سرشت ما انسان­هاست و نوعی هنر محسوب می­شود. مهارت ارتباطی خوب، حتی در تیم­های کاری مجازی، می­تواند انگیزه­ی لازم برای پیشرفت کار در افراد را به وجود آورد. داشتن ارتباط مناسب در فضای مجازی، از جمله مهارت­ هایی است که اعضاء تیم باید فرا بگیرند و از آن در مسیر رشد کسب و کارشان بهره بگیرند.
• وجود هدف مشترک: هدف در واقع، دورنمایی از موفقیت است که اعضای تیم برای رسیدن به آن تلاش می­کنند. در یک تیم کارآمد، اعضای تیم باید هدف مشترکی داشته باشند و برای رسیدن به آن، عملکرد مشخصی داشته باشند. تعامل بین اعضای تیم، برای دستیابی به اهداف مورد نظر، از کارهای ضروری است که بدون آن، کار تیمی به نتیجه نخواهد رسید.
• توافق داشتن با تیم: توافق با سایر اعضاء، به­ معنی هم­ فکر و همراه شدن با تیم است. تیمی که به ­صورت سنتی در محیط کار فعالیت می­کند با تیمی که در فضای مجازی به فعالیتش ادامه می­دهد، از نظر توافق و سازش با یکدیگر فرقی ندارد. شما باید زمانی را برای رسیدن به توافق و سازش با اعضاء تیم، در نظر بگیرید و برای رسیدن به تفاهم تلاش کنید. شخصی که مدیریت تیم را به ­عهده دارد، باید نظر همه اعضاء را بشنود و در تصمیم­ گیری­ ها، همه­ی نظرات را مد نظر قرار دهد. تنها در چنین فضایی که به همه افراد به­ صورت یکسان اهمیت داده شود، تعهد تیمی وجود خواهد داشت و می­توان به دست­یابی هدف امیدوار بود.
• از بین بردن مشکلات: مشکلات در هر برنامه یا کار تیمی وجود دارد و وقوع آن در کار تیمی مجازی نیز، اجتناب­ ناپذیر است. بر خلاف تصور رایج، مشکلات می­توانند ایجاد انگیزه کنند، اما گاهی نیز برای بقاء تیم یا کسب و کار، تهدید برانگیزند. مشکلات کسب و کار، معمولا در یک کار تیمی، زودتر و آسان­تر حل می­شود. زمانی که در یک کار تیمی مشارکت داریم، این فرصت را در اختیار خواهیم داشت تا با نقاط ضعف و قوت همکاران آشنا شویم و در زمانی که تیم به مشکل برمی­خورد، بتوانیم از سایر اعضای تیم کمک بگیریم و برای رفع مشکلات اقدام نماییم.
• مشارکت در تیم: نقش اعضاء تیم، در کنار یکدیگر تکمیل می­شود. بسیار واضح است که در یک تیم، اعضاء باید به یکدیگر یاری رسانده و سعی کنند از زمان و منابعی که در اختیار دارند، برای رسیدن به اهداف استفاده نمایند. اعضاء باید به درستی، دانش و اطلاعات­شان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و تنها در این­صورت است که کار تیمی مجازی یا حقیقی، می­تواند به بالاترین درجه از موفقیت برسد.

–      آداب حضور در گروه­های مجازی  

همه‌ی ما در شبکه‌های اجتماعی و ابزارهای ارتباطی عضو هستیم و از آن‌ها استفاده می‌کنیم، اما متاسفانه برخی از ما قواعد حضور در این ابزارهای نوین را رعایت نمی‌کنیم. واقعیت این‌ است که ورود و حضور در هر فضایی آداب خاص خود را دارد و این آداب نه فقط با توجه به شرایط آن فضا بلکه برای افراد مختلف و با توجه به جایگاه اجتماعی آن‌ها نیز متفاوت است، به­عنوان مثال خانم یا آقایی را در نظر بگیرید که قصد رفتن به یک مکان مذهبی را دارد، مطمئناً این شخص در چنین شرایطی پوششی متناسب با آن محل خواهد داشت، اما همین فرد با ظاهری کاملاً متفاوت در یک جشن یا مراسم عروسی حضور پیدا می‌کند که به تناسب فضایی است که در آن قرار دارد. اگر در جایی شاغل هستیم شرایط محیط کار را رعایت می‌کنیم، اگر جلسه‌ی مهمی در پیش داریم علاوه­بر لباس و ظاهر، لحن و کلمات متفاوتی را نیز به کار خواهیم برد که متناسب با شرایط آن جلسه باشد. حضور در شبکه‌های اجتماعی نیز می‌تواند از این­منظر مورد توجه قرار بگیرد، شاید یک نوجوان بتواند مطابق میل خود در این شبکه‌ها حاضر شود اما رعایت آداب حضور در شبکه‌های اجتماعی برای یک فرد شاغل، کارمند، مدیر و یا یک مسئول الزامی است، چرا که این‌گونه افراد جدای از هویت شخصی خودشان دارای یک هویت کاری، اداری و اجتماعی نیز هستند که به موقعیت شغلی آن‌ها متصل است، شاید یک خانم خانه‌دار بتواند به میل خود عکس طبیعت، عکسی از خانواده‌، یک عکس مذهبی، سیاسی و یا حتی احساسی را به­عنوان تصویر پروفایل خود انتخاب کند، اما یک فرد فعال در جامعه بهتر است قواعد حضور در ابزارهای ارتباط جمعی را دانسته و آن‌ها را رعایت کند، حال بیایید چند مورد از این نکات را به­طور خلاصه با هم مرور کنیم.

–      نام و نام‌خانوادگی واضح

رعایت این مورد بسیار مهم است که در یک اکانت اجتماعی باید نام و نام خانوادگی خود را به­طور دقیق و کاملاً واضح قید کنیم، از به­کار بردن حروف اختصاری، مثلا M ، F  یا سایر نام‌های مورد علاقه‌مان (Nick Name) خودداری کنیم، به یاد داشته باشید که ما در گروه‌ها و فضای عمومی قرار داریم و بسیاری از افراد ما را نمی‌شناسند، بنابراین باید با نام و هویت اصلی خود در این‌گونه فضاهای عمومی حضور داشته باشیم.

 

–      انتخاب عکس پروفایل مناسب

عکس پروفایل ما قرار نیست پیامی برای دیگران ارسال کند، پیام‌ها را می‌توان به­صورت متن، صوت، ویدئو یا تصویر در گروه‌ها و کانال‌ها یا چت‌های شخصی ارسال کرد، عکس پروفایل باید نشان دهنده‌ی هویت شخصی و فردی ما باشد، استفاده از تصاویر طبیعت، تصاویر مذهبی، سیاسی و یا احساسی شایسته‌ی حضور یک فرد فعال در اجتماع در شبکه‌های اجتماعی و ارتباطی نیست.

–      تفکیک کردن اکانت شخصی و کاری

اگر به هر دلیلی دو یا چند اکانت مختلف در ابزارهای ارتباطی دارید ترجیحاً با اکانت شخصی‌تان در گروه‌های عمومی و پیام‌های اداری حاضر نشوید، چراکه خواه ناخواه بسیاری از ما از روی نام و عکس پروفایلمان مورد قضاوت و پیش­داوری قرار خواهیم گرفت.

–      فلسفه‌ی حضور در شبکه‌های ارتباطی

حضور در ابزارهای ارتباطی مثل تلگرام و واتس‌اپ و یا شبکه‌های اجتماعی مثل اینستاگرام، فیس‌بوک، توییتر و… برای تبادل اطلاعات، آرا، نظرات و همچنین برقراری ارتباطات است، بنابراین اگر فردی پیغامی را برای شما ارسال کرد، حتی اگر او را نمی‌شناختید و مایل نبودید پیام دیگری از جانب وی دریافت کنید بد نیست پاسخ او را بدهید، به­عنوان مثال بگویید: پیام شما را دریافت کردم، مایل به دریافت پیام دیگری از طرف شما نیستم.

از اسپم کردن افراد به شدت پرهیز کنید، مگر در مواقعی که پیام آن‌ها حاوی توهین‌های نژادی، اعتقادی، جنسیتی، الفاظ رکیک و… باشد، به یاد داشته باشید ابزارهای گزارش اسپم موجود در شبکه‌های ارتباطی معمولاً توسط ماشین‌ها پردازش می‌شوند و محتوای پیام را متوجه نمی‌شوند، بلکه تنها از روی تعداد گزارشات اسپم اقدام به تصمیم‌گیری می‌کنند، بنابراین با اسپم کردن نابجای افراد باعث از کار افتادن ابزارهای ارتباطی آن‌ها می‌شویم و شاید ناخواسته امکان برقراری پیام با دیگران را از آن‌ها سلب کنیم. در حقیقت با حضور در شبکه‌های ارتباطی باید آمادگی دریافت پیام‌های ناخواسته از سایر افراد را نیز داشته باشیم، اگر واقعاً تمایلی به دریافت پیام از سمت دیگران ندارید از ارسال متن، پیام، تصویر و… در گروه‌های عمومی و شبکه‌های اجتماعی خودداری کنید.

–      مجموعه‌ی قبلی عکس‌های پروفایل

برخی از ابزارهای ارتباطی مانند تلگرام، امکان بارگذاری چندین عکس پروفایل را به شما می‌دهند و با هر بار ارسال عکس جدید، مجموعه تصاویر قبلی شما نیز همچنان در حساب کاربریتان باقی خواهد ماند، بسیاری از افراد طبق عادت نه فقط عکس فعلی شما، بلکه عکس‌های قبلی‌تان را نیز تماشا خواهند کرد، بنابراین فقط به عکس پروفایل فعلی خود توجه نکنید و اگر عکس‌های قدیمی که در پروفایلتان وجود دارد نیز نامناسب و نامتعارف است بهتر است اقدام به حذف آن‌ها کنید.

–      زمان و شرایط عکس پروفایل

عکس پروفایل شما باید مربوط به زمان نزدیک باشد، بهتر است از قرار دادن عکس‌های دوران کودکی خود به­عنوان تصویر پروفایل خودداری کنید، همچنین تصاویر نامتعارف و غیرمرسوم، عکس‌های دسته‌جمعی و خانوادگی، عکس‌های دوستانه و یا تصاویر دوران دانشجویی گزینه‌های مناسبی برای قرار گرفتن در محل عکس پروفایل شبکه‌های اجتماعی و ارتباطی نیستند.

–      رعایت قوانین و عرف جامعه

مهم نیست قوانین جامعه را می‌پسندیم یا نه، بهتر است عکس و پروفایل خود را مطابق با عرف و قوانین حاکم بر کشور ایجاد کنیم، شما در حوزه‌ی خصوصی تماماً اختیار تصاویر ارسالی خود را دارید، اما بهتر است در یک شبکه‌ی اجتماعی یا گروه عمومی، پوشش و ظاهر خود را متناسب با عرف جامعه انتخاب کرده و تا حدودی حد و مرزها را رعایت کنیم، در بسیاری از مواقع هویت ما به هویت کاری و اجتماعی‌مان گره خورده است، شاید لازم باشد پیامی را برای مخاطب کاری یا اداری خود ارسال کنیم، در چنین شرایطی ما نماینده‌ی محل کار خود هستیم و باید در نظر داشته باشیم شاید مخاطب ما شرایط ذهنی و اعتقادی متفاوت از ما داشته باشد. پس بهتر است برای کارمان هم که شده به عقاید مشتریان و طرف‌های تجاری و کاری خود احترام گذاشته و یک تصویر پروفایل معقول و متعارف برای خود انتخاب کنیم.

–      ارسال پیام در گروه‌ها

احتمال دارد در گروه‌های متفاوتی عضو باشیم، گروه‌های دوستانه و خانوادگی، گرو‌ه‌های اداری یا شرکتی و… توجه داشته باشید هر نوع پستی را نباید در گروه‌هایتان ارسال کنید، برخی از افراد عادت دارند در تمامی گروه‌های خود پیام‌های مناسبتی مختلفی را ارسال می‌کنند، به­عنوان مثال متناسب با اعیاد و مراسمات مذهبی و… اما باید بدانیم اینکار به‌ هیچ‌وجه صحیح نیست، چرا که این احتمال وجود دارد افراد حاضر در گروه عقاید و باورهای متفاوتی با ما داشته باشند. اگر موضوعی واقعاً برایتان مهم است و قصد دارید آن را به مخاطبین خود اطلاع‌رسانی کنید، تنها پیامتان را برای افرادی که می‌دانید این موضوع برای آن‌ها اهمیت دارد به­صورت خصوصی ارسال کنید و البته آمادگی واکنش متقابل یا اسپم شدن را نیز داشته باشید، برای اینکه نتایج منفی از اینکار نگیرید طرف مقابلتان را درست و با دقت انتخاب کنید!

–      از ارسال پیام‌های تکه تکه بپرهیزید

لطفا چه در گروه‌های عمومی و چه در چت‌های خصوصی از ارسال تکه‌تکه‌ی حرف‌هایتان جدا خودداری کنید، اگر می‌خواهید پیامی را ارسال کنید به جای اینکه صحبت‌هایتان را تکه‌تکه، کلمه‌ به‌ کلمه و جمله به جمله ارسال کنید، تمام آن را به شکل یک متن کامل تایپ کرده و یک­باره آن را ارسال کنید، با اینکار از ارسال انبوه پیام‌های به نظر اسپم و غیرمفید خودداری کرده‌اید، رعایت این مورد به خصوص در گروه‌های پر جمعیت بسیار حائز اهمیت است.

 

–      تا حد ممکن متن ارسال کنید نه فایل صوتی

در کل خواندن پیام‌های متنی نسبت به گوش دادن و یا دیدن پیام‌های صوتی یا ویدئویی کاری ساده‌تر است، گوش دادن به یک پیام صوتی (Voice) توسط مخاطب­تان کاری به نسبت وقت‌گیرتر و دشوارتر خواهد بود، اگر متن شما طولانی و یا حاوی یک مطلب کاربردی و آموزشی نیست تا حد امکان از ارسال پیام صوتی یا ویدئویی خودداری کرده و آن را به­صورت یک متن معمولی ارسال کنید، هر چند در برخی شرایط خاص (مثلاً در یک مکان شلوغ یا در حین رانندگی) ارسال پیام صوتی لازم به نظر می‌رسد، بهتر است در چنین شرایطی در ابتدای پیامتان بابت ارسال پیام صوتی عذرخواهی کرده و پاسخ یا پیام خود را در کوتاه‌ترین شکل و جملات ممکن ارسال کنید.

–       بدون دلیل به چت خصوصی افراد وارد نشوید

سعی کنید هیچگاه بی دلیل وارد چت خصوصی (PV) افراد نشوید، به­خصوص اگر فردی را نمی‌شناسید و در لیست اعضای گروه او را پیدا کرده‌اید بدون اینکه پیامی در گروه ارسال کرده باشد به هیچ‌وجه وارد چت خصوصی او نشوید، اگر به هر دلیلی مجبور شدید در حوزه‌ی کاری پیام خصوصی را برای کسی ارسال کنید بد نیست در ابتدای پیام به صورت مختصر با ذکر نام و نام‌خانوادگی، شغل یا محل کارتان خود را برای وی معرفی کرده و سپس برای وی توضیح دهید که از کجا و کدام گروه او را پیدا کرده‌اید تا بدین ترتیب شخص بداند او را از کجا می‌شناسید، سپس موضوع مورد نظر، سوال و یا درخواستتان را بنویسید و ترجیحاً در انتهای پیامتان نیز یک عذرخواهی بابت ارسال پیام خصوصی به این شخص اضافه کنید، به یاد داشته باشید باید کل این موارد را در یک پیام ارسال کنید، نه چند پیام تکه‌تکه.

حقیقت این‌است که اگر بخواهیم در خصوص آداب حضور در گروه­های مجازی صحبت کنیم موارد بسیار زیادی در این‌باره قابل بیان است، مواردی که تمامی آن‌ها جزو بدیهیات بوده و با کمی تامل می‌توان آن‌ها را متوجه شد، مثلا موضع‌گیری در برابر حرف‌های دیگران، نحوه‌ی پاسخ دادن به افراد در گروه‌ها که باعث رنجش آن‌ها نشود، چه زمان‌هایی پیام ارسال کنیم یا اصلاً پیامی ارسال نکنیم، پیاممان را با حروف انگلیسی (فینگلیش) تایپ کنیم یا فارسی، به­عنوان مدیر گروه چه وظایفی داریم و چگونه با سایر اعضای گروه برخورد کنیم و…

همان­طور که گفتیم بسیاری از این موارد کاملاً بدیهی به­نظر می‌رسند اما متأسفانه توسط بسیاری از افراد مورد بی‌توجهی قرار می‌گیرند، رعایت این نکات به ظاهر ساده کمک می‌کنند تا از ابزارهای ارتباطی به­عنوان یک وسیله‌ی مفید و کاربردی برای رشد و ارتقای ارتباطات فردی، کاری و گروهی خود استفاده کنیم، خواهشمندیم با رعایت فرهنگ استفاده از این شبکه‌ها شما نیز به ارتقای این موارد کمک کنید.

 

 

• منابع
• كتاب كار از راه دور، نشر مؤسسه كار و تأمين اجتماعي، نویسنده: ويتوريودي مارتينو، مترجم: مژگان مصطفي­لو
• كتاب تيم­هاي موفق، تأليف: دانشكده بازرگاني­هاروارد، ترجمه عباس نوري­زاده، سازمان مديريت صنعتي
• مطالعات” بررسي ساختار وويژگي­هاي سازمان­هاي مجازي جهت توسعه آنها ” وزارت صنايع و معادن، معاونت برنامه­ريزي و توسعه فناوري، طرح تاوا
• كتاب مديريت عمومي، مهدي الواني، نشر ني 1380
• مقاله سازمان­هاي مجازي، توسعه و مديريت، شمس السادات­زاده، شماره 15
• مقاله سازمان­هاي مجازي، منصور مجدم، تدبير شماره 99
• مقاله مديريت تيم­هاي مجازي، مجتبي طبري دكتراي مديريت منابع انساني، امين كابلي دانشجوي كارشناسي مهندسي صنايع
• كتاب فرهنگ سازماني و رهبري، نوشته ادگار شاين در سال 85، مترجم بوزنجاني، انتشارات جوان
• كتاب مديريت منابع انساني، دكتر اسفنديار سعادت، سال 86 ، انتشارات سازمان مطالعه و تدوين كتب علوم انساني دانشگاه­ها (سمت)
• مقاله اثرات تيم­هاي مجازي در رشد و رهبري سرمايه انساني، فاطمه رستم­خاني (كارشناس ارشد كسب و كار الكترونيك)، بهمن 93
• فایل صوتی منتشر شده در کانال تلگرام عادل طالبی تحت عنوان “آداب حضور در شبکه‌های اجتماعی و ابزارهای ارتباطی”
• Book of Managing Virtual Teams (M .Katherine Brown. Brenda Hurter . Char James)
• Lesson of Online Communication. Teacher Reza Teynia. Rayaneh Payvand

Institute.

• Lesson of setting up Virtual Workplace. Teacher Reza Teynia. Rayaneh
• payvand.net
• e people.com /Teamwork
• Http://en.wikipedia.org/wiki/Distributed_development
• blogfa.com /meba6/ Online Communication
• blogfa.com/ meba86/ Online Communication
• Book of web starter – Manual -foundation

١٧

• IEEE.org./ computer society
• GITEX .com
• Velda Stohr .sterie Peterson. Virtual Team. Online
• Ray .1997. “Internet Rate of Return Revisited Accessed online in June –

2003

• communicaid.com

[1] Edgar Shine

[2] Tuchman’s, 1965- page 6- Life Cycle of a Team

[3] Durate & Snyder   

[4] Belbin

[5] David Coprider