پنج راه برای خلاقانه تر شدن فضای کار

اسکات ویتافت و اسکات دورلی نویسندگان این مقاله، مدیران Environments Collaborative در انستیتو طراحی Hasso Plattner (the d.school) دانشگاه استنفورد و همچنین، مؤلفان کتاب “ساختن فضای کار: چگونه فضا را برای همکاری خلاقانه آماده کنیم؟“ هستند.

از وینستون چرچیل نقل شده که گفته است: «ما ساختمان­ها را شکل می­دهیم و سپس، آن ها ما را شکل می‌دهند!». مکان­هایی که در آن‌ها کار می­کنیم؛ به گونه‌ای جدایی‌ناپذیر، با روش­ اندیشیدنمان جدایی مربوطند: کمی تغییر در یکی، دیگری را نیز تحت‌تاثیر قرار می­دهد. پس می­توان محیط را طوری شکل داد که حس خلاقیت و همکاری را تقویت کند. در ضمن، نیاز نیست تغییرات اعمالی در محیط کاری، پیچیده باشند. تغییرات ساده معمولا تأثیر بیشتری بر جای می­گذارند؛ شاید به این دلیل که آن‌ها، تنها تغییراتی هستند که واقعا اعمال می­شوند!

 اگر فضای کار شما خلاقیت بر­انگیز نیست و امکانات شرکت شما هم ناچیز است، باز امید بهبود وجود دارد. در این نوشتار، پنج تاکتیک برای بهبود شرایط در چنین محیط کاری پیشنهاد می‌شود:

۱. با طرز فکر خود آغاز کنید: «آنچه را نمی­توانید انجام دهید»، به «آنچه می­توانید انجام دهید بدل کنید.

رویکرد زیرکانه‌ای برای گرفتن بیشترین تأثیر از کمترین امکانات وجود دارد‌: نبرد چریکی! باید به جای تمرکز بر تکرار زیرساخت‌های غیر‌قابل‌عبور، قدم‌هایی کوچک و آنی به سمت تغییر بردارید.

۲. روی تعدادی متغیر ابتدایی تمرکز کنید.

طرز نشستن، نوع جهت‌گیری (جهت قرار گرفتن آدم‌ها نسبت به یکدیگر) و اتمسفر یا جو (عناصر ناملموسی که فضای یک اتاق را می­سازند، نظیر روشنایی)، به‌راحتی در هر محیطی تأثیر می­گذارند. به عنوان مثال، بارها دیده­ایم که صاف نشستن، حالت هشیار و مناسبی برای حل مسأله ایجاد می­کند؛ در‌حالی‌که لمیده نشستن، حس انتقاد منفعلانه را تقویت می­کند. گرچه گاهی انتقاد لازم است، اما در‌عین‌حال می­تواند مانعی بر سر راه تولید اندیشه به شمار آید. در d.school  برای بسیاری از فعالیت­های کاری از چارپایه­هایی بلند، که در حلقه‌هایی کوچک چیده شده‌اند، استفاده می‌شود. این چارپایه­های بلند و عمود، نه برای راحتی، که برای هشیار نگه داشتن دانش‌آموزان و ایجاد انگیزه در آن‌ها برای بلند شدن از جای خود و حرکت در کلاس طراحی شده‌اند.

با وجود تأثیر بسزای جو در فضاسازی، توجه چندانی به آن نمی­شود. باید همواره به حس موجود در هر اتاق، توجه و مانند یک میزبان خوب رفتار کنید به سادگی و با افزودن منابع مختلفی از نور گرم (مثل چراغ­های استند یا زمینی) و باز کردن پنجره­ها، حال و هوای خشک و تکراری حاکم بر فضای جلسه را تازه و با طراوت کنید. اگر جامعه ی شما، مشکل فرهنگی با این موضوع ندارد، با استفاده از نوای موسیقی، افراد را به هنگام ورود، در وضعیت گوش به زنگ قرار دهید.

۳. از کارهای کوچک شروع کنید؛ وارد عمل شوید؛  و شتاب ایجاد کنید!

عمل، شتاب ایجاد می‌کند‌. اگر خود و همکارانتان را عوامل پنهان ایجاد تغییر می‌دانید، از خود بپرسید: چه کارهایی هست که می‌توان انجام داد تا در وهله‌ی اول، چندان قابل تشخیص نباشند؟ در فضایی مشترک، جلسه‌ای تشکیل دهید و ببینید آیا می توانید جنبشی کوچک برای تغییر رفتار اطرافیانتان راه بیندازید؟ اتاقی بلا استفاده را تصور کنید و آن را به فضای دائمی مشترکی برای کار روی پروژه هایتان بدل سازید؛ سپس ببینید چه کسانی به گروه شما می‌پیوندند .

قدم­های بسیار کوچک، آسان برداشته می‌شوند و می­توانند یاری رسان قدم‌های شما به سمت تغییرات بزرگتر باشند. اکتشافات عمدی و در مقیاس کوچکتر نیز می‌توانند مقدمۀ تصمیمات بزرگتر باشند. به‌عنوان مثال d.school در دانشگاه استنفورد، پیش از طراحی ساختمان محل دائمی کنونی خود، سه ساختمان مختلف را امتحان کرد که اولین آن‌ها، یک کاروان کوچک بود! امتحان کردن و نمونه سازی در راستای ایجاد تغییرات بنیادین فرهنگی و آماده شدن برای هزینه‌های اساسی‌تر، رویکردی است که قابلیت تکرار دارد و نه‌تنها میزان ریسک را کاهش می دهد، بلکه فرصت‌های منحصربه‌فردی برای طرح‌ریزی فرهنگ مورد‌نظرتان در اختیار شما قرار می دهد.

۴. برای فرهنگ خود طراحی کنید، نه برای افرادی دیگر در سرزمینی دیگر!

اگرچه بسیاری از مفاهیم، همگانی هستند،  اما اجرای آنها اینگونه نیست و نیاز به بومی شدن دارد. تفاوت­های اجرایی مثل تفاوت در دوچرخه هایی ست که شما برای سواری در دو شهر آمستردام و سان فرانسیسکو انتخاب می­کنید: هر دو، شهرهای زیبا و مناسبی برای دوچرخه‌سواری هستند؛ اما بهتر است برای شهر هموار هلندی، از یک دوچرخۀ تک‌سرعته استفاده کنید و برای شهر پر از تپه و ناهموار سان‌فرانسیسکو ، از یک دوچرخه با چرخ‌دنده­های متعدد. توجه به ویژگی‌های مورد نظرتان، طراحی شما بسیار کمک می­کند.

۵. بسازید !

تنها روش مطمئن برای ایجاد تغییر، اعمال آن است. به محض اینکه چیزی را می­سازید، همان چیز تبدیل به آهنربایی برای جذب فعالیت‌های بیشتر می­شود. ساختن در ظاهر فعالیتی دلهره‌آور است؛ اما همواره شاهد آن  بوده‌ایم که عمل فیزیکی ساختن چیزها، در ذهن افراد همفکر، جرقه­ای برای خلاقیت بیشتر ایجاد می­کند.

اولین تلاش برای ساختن چیزی، می­تواند اثری دائمی داشته باشد: Z-Rack، یکی از اولین چیزهایی که در d.school ساخته شد، صرفا یک‌جا رختی بود که سطح آن با showerboard – ماده‌ای ساختمانی که سطحی پاک شدنی دارد- یکدست شده بود. این اولین طرح ساخته شده، هنوز هم  به‌عنوان وسیله‌ای کم خرج به جای وایت‌برد برای نوشتن استفاده می­شود.

نکتۀ اصلی، همین است؛ قدم‌های کوچک بردارید، به دنبال فرصت باشید، تغییرات ساده اعمال کنید، و از دیگران دعوت کنید تا با شما همکاری کنند.