( مطالعه و بررسی اجرای موفق عملیات نظام برنامه ­ریزی جامع در یکی از شرکت های طرف مشاوره­ )

نگارش شده توسط جناب آقای علی عمیدی مقدم- مشاور سازمان ها در حوزه صنایع، برنامه ریزی و تولید

 

چرخه دمینگ (PDCA)؛ با اجزای Plan (برنامه­ ریزی)، Do (اجرا)، Check ( بررسی، تجزیه­ وتحلیل)، و Act (اقدام و عمل)، یک روش ساده و مؤثر برای حل مسأله، و مدیریت تغییر است و به‌منظور بهبود مستمر در فرآیندهای سازمان و اجرای تغییرات بسیار مفید است.

مشاوره برنامه ریزی مدیران ۲۱ ، در شرکت های طرف مشاوره خود، اقدام به استقرار نظام جامع برنامه­ریزی و با الگوی چرخه دمینگ می نماید. درادامه یکی از تجربیات و دستاوردهای استقرار نظام جامع برنامه به ­ صورت خلاصه ارائه می­ گردد.

چالش: عدم وجود برنامه ­ریزی مدون با در نظر گرفتن استراتژی سازمان. مشاوره برنامه ریزی

یکی از اصلی­ترین مشکلات سازمان­ها که عمدتاً به ­آن توجه نمی­ شود و مغفول می ­ماند، مقوله­ ی برنامه ­ریزی در سطوح مختلف سازمان است. لذا باید مشکلات موجود را به ­درستی شناسایی کرده و با توجه به استراتژی سازمان، اهداف و فرایندهای لازم را مشخص، و برای رسیدن به اهداف، برنامه ­ریزی کرد.

این موضوع در سازمان­های اقتصادی از اهمیت بسزایی برخوردار است و ایجاد ساز و کار مناسب برنامه ­ریزی میان حوزه ­های فروش، تولید، و خرید، به ­عنوان چرخ­دنده ­های عملیاتی امری ضروری است، که از مسیر برنامه ­ ریزی صحیح و اثربخش حاصل می­ گردد.

عارضه یابی

پس از مطالعه­ ی دقیق وضعیت برنامه ­ریزی در یکی از شرکت­ های طرف مشاوره­ ی شرکت مدیران۲۱، عارضه­ های جدی در این مقوله دیده شد که اهم این عارضه­‌ها عبارت بودند از:

• فروش از دست رفته به دلیل نبود مکانیزم­ های برنامه ­ریزی فروش، برنامه­ ریزی تولید، برنامه ­ریزی مواد، و برنامه­ ریزی خرید

• عدم وجود پیش­بینی فروش مدون، به­ عنوان یک سند بالادستی در سازمان­ های اقتصادی، که از دل استراتژی استخراج شده باشد.

• عدم وجود ارتباط سیستمی بین حوزه­ های عملیاتی به دلیل عدم درک صحیح از مقوله­ ی برنامه­ ریزی که منجر به افزایش تعارضات و هدر رفت منابع می­ گردید.

• مشخص نبودن سطح مواد اولیه ­ی مناسب و مورد نیاز

• انجام خریدهای بدون برنامه که منجر به توقف خط تولید می­ گردید.

• پایین آمدن سطح راندمان و بهره ­وری در سازمان

• ·افزایش هزینه­ های سازمان

• کاهش اعتماد بازار و مشتریان نسبت به تحویل به ­موقع محصولات

راهکارهای مشاوره برنامه ریزی مدیران۲۱ جهت رفع عارضه ها در حوزه­ ی برنامه­ ریزی

با حضور تیم مشاوره­ مدیران۲۱، ابتدا کاستی­ های سازمان مورد بررسی قرار گرفت و در خصوص موضوعات برنامه ­ریزی، و بر اساس نیاز آن سازمان، اقداماتی به شرح ذیل انجام شد

• سازماندهی واحد برنامه ­ریزی و نیروی انسانی،
• تعیین مسیر و روش برنامه ­ریزی مناسب برای آن سازمان،
• تعیین و استخراج پیش­بینی فروش،
• ایجاد و یا اصلاح کدینگ کالا
• طرح­ریزی شیوه­ ی برنامه­ ریزی و کنترل مواد،
• تعیین و اصلاح اسناد انبار به­ منظور سهولت دستیابی اطلاعات و اخذ گزارشات مالی،
• بررسی اتلاف­های سازمان با منشأ برنامه ­ریزی
• و…

دستاوردهای استقرار نظام برنامه­ ریزی

• ایجاد واحد برنامه ­ریزی فروش و استقرار نظام برنامه ­ریزی فروش، و انجام پیش­بینی فروش جهت تخمین نزدیک به واقعیت میزان فروش آینده
• ایجاد واحد ارسال و توزیع، و کاهش حدود ۱۰ درصدی هزینه­ های پخش و توزیع کالا
• ایجاد واحد مهندسی صنایع و استقرار نظام برنامه­ ریزی و کنترل تولید و مواد
• انجام خریدها بر اساس نیاز واقعی سازمان و برنامه ­ریزی­ هایی که زنجیره ­وار به یکدیگر متصل هستند.
• اصلاح نظام انبارداری و گردش اسناد که در شناسایی سرفصل حساب­های مالی تأثیر به ­سزایی دارد.
• به صفر رساندن تعطیلی ­های کارخانه از حدود ۱۰ روز در ماه، که به دلیل نبود مواد اولیه و منابع لازم اتفاق می ­افتاد.
• افزایش شیفت تولید به دلیل ایجاد ساز و کار مناسب، و پیوستگی در تأمین منابع جهت تحقق نیاز مشتریان
• افزایش فروش ۸۰ درصدی سازمان به علت جلب رضایت مشتریان و تحویل به­ موقع سفارشات ایشان (البته به کمک اقداماتی که در سایر حوزه­ ها نیز انجام گردید)
• افزایش تعاملات و کار تیمی، با ایجاد کارگروه­های مشترک بین واحدها، و تصمیم ­گیری و حل مسأله
• افزایش راندمان و بهره ­وری در کل سازمان مخصوصاً حوزه­ های عملیاتی

مشاوره برنامه ریزی مدیران ۲۱ افتخار همکاری با بیش از ۴۰ سازمان و شرکت خصوصی را داشته و دارد

جهت آشنایی بیشتر میتوانید از صفحه سوابق کاری ما بازدید فرمایید.