استقرار نظام برنامه‌ریزی با رویکرد استراتژیک

چرخه دمینگ (PDCA)؛ با اجزای Plan(برنامه­ ریزی)، Do (اجرا)، Check( بررسی، تجزیه ­وتحلیل)، و Act(اقدام و عمل)، یک روش ساده و مؤثر برای حل مسأله و مدیریت تغییر است، و به‌منظور بهبودمستمر در فرآیندهای سازمان و اجرای تغییرات بسیار مفید است. از این­ رو یکی از اقدامات یکه در شرکت­ های طرف مشاوره­ ی شرکت مدیران۲۱ انجام می­ گردد، استقرار نظام جامع برنامه­ ریزی با بهره‌گیری از الگوی چرخه دمینگ است. در این باب یکی از تجربیات و دستاوردهای استقراراین نظام به­ صورت خلاصه ارائه می‌­گردد.

چالش: نبود هماهنگی در زنجیره تأمین سازمان به دلیل نبود نظام برنامه‌­ریزی با رویکرد استراتژیک

یکی از اصلی­‌ترین مشکلات سازمان‌­ها که عمدتاً مغفول می‌­ماند، مقوله­‌ی برنامه‌ریزی‌در زنجیره تأمین سازمان است. لذا باید مشکلات موجود را به­ درستی شناسایی کرده و با توجه به استراتژی سازمان، اهداف و فرایندهای لازم را مشخص نموده  و برای رسیدن به اهداف، برنامه­‌ریزی کرد. ایجاد ساز و کار مناسب برنامه‌ریزی میان حوزه­‌های فروش، تولید، و خرید، به ­عنوان چرخ­‌دنده­‌های عملیاتی امری ضروری است، که از مسیربرنامه‌­ریزی صحیح و اثربخش حاصل می‌­گردد. پس از مطالعه­‌ی دقیق وضعیت برنامه‌­ریزی در یکی از شرکت­‌های طرف مشاوره­‌ی شرکت مدیران۲۱، عارضه­‌های جدی در این مقوله دیده شد که اهم این عارضه­‌ها عبارت­ند از:

• فروش از دست رفته به دلیل نبود مکانیزم‌­های برنامه‌­ریزی فروش، برنامه­‌ریزی تولید، برنامه­‌ریزی مواد، و برنامه‌­ریزی خرید
• عدم وجود پیش­‌بینی فروش مدون به ­عنوان یک سند بالادستی در سازمان­های اقتصادی، که از دل استراتژی استخراج شده باشد.
• عدم وجود ارتباط سیستمی بین حوزه­‌های عملیاتی به دلیل عدم درک صحیح از مقوله‌­ی برنامه‌­ریزی که منجر به افزایش تعارضات و هدر رفت منابع می­‌گردید.
• مشخص نبودن سطح مواد اولیه‌­ی مناسب و مورد نیاز
• انجام خریدهای بدون برنامه که منجر به توقف خط تولید می­‌گردید.
• پایین آمدن سطح راندمان و بهره‌­وری در سازمان
• افزایش هزینه­‌های سازمان
• کاهش اعتماد بازار و مشتریان نسبت به تحویل به­ موقع محصولات

با توجه به موارد عنوان شده، ایجاد نظام برنامه­‌ریزی، تعریف ساختار سازمانی مناسب، جذب و استقرار افراد متناسب با مشاغل مربوطه، آموزش، و …توسط شرکت مدیران۲۱ انجام گردید، و اقدامات لازم جهت بهبود نظام برنامه ریزی با همکاری مدیرعامل و سایر مدیران آن سازمان اجرا گردید.

دستاوردهای استقرار نظام برنامه‌­ریزی

• ایجاد واحد برنامه‌­ریزی فروش واستقرار نظام برنامه­‌ریزی فروش، و انجام پیش­‌بینی فروش جهت تخمین نزدیک به واقعیت میزان فروش آینده
• ایجاد واحد ارسال و توزیع، وکاهش حدود ۱۰ درصدی هزینه­‌های پخش و توزیع کالا
• ایجاد واحد مهندسی صنایع واستقرار نظام برنامه­‌ریزی و کنترل تولید و مواد
• انجام خریدها بر اساس نیازواقعی سازمان و برنامه‌­ریزی­‌هایی که زنجیره‌­وار به­ هم متصل­‌اند.
• اصلاح نظام انبارداری و گردش اسناد که در شناسایی سرفصل حساب­‌های مالی تأثیر به‌­سزایی دارد.
• به صفر رساندن تعطیلی­‌های کارخانه از حدود ۱۰ روز در ماه، که به دلیل نبود مواد اولیه و منابع لازم اتفاق می­‌افتاد.
• افزایش شیفت تولید به دلیل ایجاد ساز و کار مناسب، و پیوستگی در تأمین منابع جهت تحقق نیاز مشتریان
• افزایش فروش ۸۰ درصدی سازمان به علت جلب رضایت مشتریان و تحویل به ­موقع سفارشات ایشان با همکاری سایر واحدها
• افزایش تعاملات و کار تیمی، باایجاد کارگروه­‌های مشترک بین واحدها، و تصمیم‌­گیری و حل مسأله
• افزایش راندمان و بهره‌­وری درکل سازمان مخصوصاً حوزه­‌های عملیاتی

راهکارهای پیشنهادی مدیران۲۱ در حوزه‌­ی برنامه‌­ریزی

 حضور تیم مشاوره­‌ی مدیران۲۱، ابتدا کاست‌ی­های سازمان بررسی می‌­شود و در خصوص موضوعات برنامه‌ریزی، و بر اساس نیاز آن سازمان، اقدامات لازم طرح ریزی و اجرا می‌گردد. سازماندهی واحد برنامه‌ریزی و نیروی انسانی، تعیین مسیر و روش برنامه‌­ریزی مناسب برای آن سازمان ،تعیین و استخراج پیش‌بینی فروش، ایجاد و یا اصلاح کدینگ کالا، طرح‌­ریزی شیوه‌­ی برنامه­‌ریزی و کنترل مواد، تعیین و اصلاح اسناد انبار به­ منظور دستیابی راحت­‌تر دراخذ گزارشات مالی، بررسی اتلاف‌­های سازمان که منشأ برنامه‌­ریزی دارند از جمله این اقدامات هستند.

مدیران ۲۱ با استقرار نظام‌های برنامه‌­ریزی فروش، برنامه‌­ریزی و کنترل تولید و مواد، استقرار و اصلاح نظام انبارداری، کمک دراستقرار نرم‌­افزارهای مورد نیاز در حوزه‌­ی برنامه‌­ریزی و انبار و… سازمان‌ها را دربهینه‌سازی عملیات همراهی می‌کند.