---

گردآوری و تدوین:

سحر کیکاوس نژاد:  مشاور تخصصی حوزه‌های مهندسی صنایع، سیستم و استراتژی

 

مقدمه:

در هر سازمان فارغ از نوع و مدل کسب و کار، کالاهای متفاوت و متعددی در گردش هستند.

یک شرکت بازرگانی کالاهایی را خریداری می­کند و بعد از ورود و انبارش، در دوره­هایی با همان شکل اولیه و یا تغییر در بسته بندی و ترکیب، به فروش می­رساند.

شرکت­های تولیدی مواد اولیه و ملزومات بسته­بندی محصول را خریداری می­کنند، و این اقلام بعد از طی مراحل تولیدی، به شکل یک محصول نهایی از انبار خارج می­شوند.

شرکت­ها همچنین روزانه انواع کالاهای متنوعی را برای مصارف اداری، نگهداری و تعمیرات، پذیرایی، تبلیغات و برندینگ، و … خریداری، نگهداری و مصرف می­کنند.

یک مجموعه­ی تولید لوازم خانگی با حدود 10 نوع محصول نهایی، ممکن است 1000 قلم کالا به عنوان مواد اولیه و نیمه ساخته نگهداری و مصرف داشته باشد.

این اقلام ممکن است قطعات الکترونیکی، فلزی، پلاستیکی، یا مواد شیمیایی باشند که از نظر نوع چیدمان و نگهداری، و نیز محل و نوع مصرف، استاندارد متفاوتی خواهند داشت.

اولین گام در طبقه­بندی و تفکیک انواع کالا در هر سازمان، تفکیک انبارهای آن است. تفاوت­های ماهیتی و کاربردی در انواع کالاها، مولفه­ی اساسی در تفکیک انبارهای یک سازمان است.

منظور، تفاوت در جنس، ساختار، کاربرد، و نوع و محل استفاده­ی کالاها است. برای مثال، یک دستکش پلاستیکی، اگر در بسته­بندی محصول رنگ مو وجود داشته باشد، مواد اولیه محسوب می­شود. همین کالا اگر برای استفاده­ی اپراتور در حین تولید در سازمان موجود شده باشد، یک کالای مصرفی تولید قلمداد می­شود. و اگر برای مصارف خدماتی و اداری خریداری شده باشد، ماهیتاً از ملزومات اداری سازمان محسوب می شود.

یک انبار خاص برای گروهی از کالاها که در استاندارد شرایط نگهداری (نور، رطوبت، دما، …)، نوع کاربرد و مسیرهای ورود و خروج، اشتراک دارند تعریف می­شود.

مثلاً انبار مواد اولیه، برای اقلامی تعریف شده است که در BOM یا لیست مواد محصولات نهایی وجود دارند، ورود آنها به انبار عموماً از طریق عملیات خرید، و خروج آنها از انبار غالباً با صدور حواله مصرف در کارگاهی مشخص، برای تغذیه­ی عملیات تولیدی است.

اما این مواد اولیه ممکن است فلزی، پلاستیکی، اقلام ریز مثل پیچ و پرچ و مهره، اقلام حجیم مثل کارتن و فوم و .. ، اقلام حساس مانند بردهای الکترونیکی، و یا اقلام شیمیایی مانند اسید و الکل و .. باشند.

از آنجا که عملیات انبارداری شامل ثبت و کنترل اسناد انبار، زمان بر و هزینه بر است، تفکیک انبارها نمی­تواند تناظر یک به یکی با تمام گروه­های کالایی موجود در یک سازمان داشته باشد و به نوعی، تفکیک انبارها برای تفکیک انواع کالا کافی نیست.

در اینجا موضوع طراحی الگوی کدینگ منطقی در هر انبار موضوعیت پیدا می­کند.

هدف طراحی یک شناسه برای هر قلم کالاست، که معرف ویژگی­های اصلی و مهم آن در سازمان باشد. این شناسه، کد کالا خواهد بود.

(منظور از قلم کالا در اینجا SKU یا نوع کالاست. بدیهی است هر قلم کالا ممکن است به تعداد و فراوانی مشخصی در انبار موجود شود.)

کد کالا یک رشته عدد، حرف، یا ترکیبی از این دو است، که در کنار شرح یا نام کالا، شناسایی کالا را استاندارد می­کند. کد کالا در واقع یک معرفی مختصر و سیستماتیک از کالاست. در یک کدینگ منطقی، هر کاراکتر باید نماینده یک پارامتر یا مشخصه در کالا باشد. اما چالش اصلی در نحوه دسته­بندی و تفکیک انواع کالا و ویژگی­های آنهاست.

طراحی یک الگوی کدینگ کارآمد، در واقع به نوعی هنر تشخیص و تعیین بهینه­ی سطوح تفکیک کالاها محسوب می­شود.

در ادامه مراحل طراحی الگوی کدینگ و برخی ملاحظاتی که در این مقوله اهمیت دارند، تشریح شده است؛

منطق کدینگ کالا

از آنجا که در هر انبار تعداد زیادی از اقلام مختلف نگهداری و انبارش می­شوند، باید غیر از نام کالا، ابزار مشخصی برای شناسایی کالا تعریف شود تا سطحی از هماهنگی و یکنواختی را در معرفی اقلام ایجاد نماید. این ابزار در صورتیکه از یک الگوی نظام­مند پیروی کند، منطق کدینگ کالا نامیده می­شود.

در واقع اولین و اساسی­ترین گام در جهت سیستماتیک نمودن فرایند انبارش کالا در سازمان­ها، طراحی و پیاده سازی یک سیستم کدینگ منطقی (LOGIC) برای کالاهاست.

سیستم کدینگ در واقع نحوه­ی تعریف و اختصاص کاراکتر به کالا را تشریح و استاندارد می­کند و کاملاً وابسته به تنوع در تعداد، ماهیت، کارکرد، و مشخصات کالاها در هر سازمان متغیر است. برخی از سیستم­های کدینگ که توسط سازمان ها در ساختار کلی الگوبرداری شده اند، سیستم­های کدینگ کوداک، Brisch، و MESC هستند که در ادامه به اختصار معرفی می­شوند؛

• KODAK Codification System

سیستم کدینگ شرکت کوداک با 10 کاراکتر عددی تعریف شده است. مبنای طبقه­بندی کالا در این سیستم، بر اساس ماهیت نیاز آن سازمان، منبع تأمین کالا قرار گرفته است. بر اساس منبع و ملاحظات تأمین، اقلام سازمان به 100 گروه اولیه طبقه­بندی شده­اند.؛

سه کاراکتر اول	تأمین کنندگان سخت افزار
سه کاراکتر دوم	کاتالوگ سخت افزار
سه کاراکتر آخر	آیتم سخت افزار

 

• Brisch Codification System

سیستم کدینگ Brisch برگرفته از نام یک مهندس مشاور انگلیسی، از 7 کاراکتر عددی برای معرفی کالا استفاده می­کند که طبقه­بندی اولیه کالا را بر اساس وضعیت آنها در زنجیره­ی تأمین، یعنی مونتاژ، پیش مونتاژ، آماده فروش و …. انجام داده است. در سطوح بعدی، اقلام بر اساس تشابه ماهیتی گروه­بندی می­شوند.

• MESC Codification System

کـد و اسـتاندارد مـواد و تجهیـزات کـه بـه اختصـار MESC نامیـده میشـود یـک سیسـتم استاندارسـازی داده­هـا بـرای مـواد و تجهیـزات مـورد اسـتفاده در صنعـت نفـت است کـه توسـط شـرکت «شـل» ایجـاد شـده و بـه مصـرف کننـدگان کالا امـکان توصیـف اقلام اسـتاندارد را بـه گونـه­ای کـه بـرای تمامـی وندورهـای سراسـر دنیـا قابـل فهـم باشـد میدهـد.

 

طراحی الگوی کدینگ منطقی

برای طراحی یک الگوی منطقی کدینگ، گام­های اصلی به شرح زیر طی خواهد شد؛

1. شناسایی و تهیه لیست کل کالاهایی که در سازمان انبارش و نگهداری می­شوند.

در یک سازمان صرف نظر از نوع فعالیت، لازم است کلیه­ی کالاها در نقاط و مراحل مختلف، شناسایی شده و قابلیت فراخوان داشته باشند. برای مثال، در یک مجموعه­ی تولیدی، در هر لحظه لازم است بدانیم چقدر ورق روغنی ضخامت 0.5 موجود است؟ چقدر از این کالا در انبار موجود است و چه مقدار در جریان تولید است؟ کدام رنگ از محصول مشخص A فروش بیشتری داشته است؟ ضایعات در کارتن محصول B با گرماژ x، چقدر است؟ میزان مصرف ماهانه کاغذ A3 در سازمان چقدر است؟

برای این منظور، لازم است لیستی از کلیه­ی کالاهایی که در نقاط و زمان­های مختلف در سازمان موجود و مصرف می­شوند، تهیه شود.

نکته­ی مهم در جمع­آوری اطلاعات کالا، تشخیص محل مصرف/استفاده­ی کالا در طول زنجیره­ی تأمین است.

کالاهای تولیدی عمدتاً در وضعیت­های مواد اولیه، کالای نیمه ساخته، و محصول نهایی قرار دارند.

مواد اولیه، اقلامی هستند که در BOM (لیست مواد) محصول نهایی وجود دارند و هنوز هیچ عملیات تولیدی روی آنها اجرا نشده است.

کالای نیمه ساخته، از اجرای یک یا چند عملیات تولیدی بر روی یک یا چند قلم از مواد اولیه حاصل می­شود. اقلام نیمه ساخته ممکن است برای انجام عملیات بعدی در دوره­های آینده، انبارش شوند.

محصول نهایی، از ترکیب اقلام نیمه ساخته و مواد اولیه بر اساس ساختار BOM و پروسه­ی تولید حاصل می­شود.

در واقع ماهیت کالا پس از هر مرحله عملیات تولیدی تفاوت می­کند و اجرای عملیات تولیدی روی هر کالا، به لحاظ ارزش و قیمت، ماهیت کالا را دستخوش تغییر نموده و این تغییر می­بایست شناسایی شود.

به طور کلی، معمولاً برای تهیه لیست کل کالاهای سازمان، ابتدا لیست انبارها استاندارد می­شود؛ معمولاً انبارهای یک مجموعه­ی تولیدی شامل اینهاست؛

• انبار مواد اولیه و ملزومات بسته­بندی
• انبار کالای نیمه ساخته
• انبار محصول نهایی
• انبار ملزومات اداری و مصرفی
• انبار اقلام فنی و یدکی
• انبار اقلام تبلیغاتی و هدایا
• انبار اقلام مصرفی در خطوط تولید

در مرحله­ی بعد، درون هر انبار بررسی می­شود. برای مثال کل اقلام مواد اولیه­ی سازمان لیست می شوند.

در تهیه و جمع آوری کالاهای سازمان به جهت طراحی الگوی کدینگ، لازم است توسعه­ی محصولات نیز لحاظ شود.

برای مثال اگر یک گروه محصول جدید قرار است به سبد محصولات اضافه شود که مواد اولیه و فرایندهای تولیدی جدیدی را شامل می­شود؛ این اقلام در هنگام طراحی الگوی کدینگ مدنظر قرار گیرند.

 

مواد اولیه

بسته بندی

مصرفی تولید

کارگاه1

کارگاه…

کارگاه2

نیمه ساخته

مونتاژ نهایی

محصول نهایی

2. دسته بندی کالاها به گروه های اصلی بر اساس ماهیت /محل مصرف/محل ایجاد

پس از تفکیک استاندارد انبارها، و شناسایی و لیست کل اقلام مرتبط با هر انبار، گروه بندی کالاها در درون هر انبار گام بعدی است.

نکته­ی قابل توجه این که برای گروه بندی کالاها، هیچگونه استانداردی در هیچ سطحی موجود نیست و گروه بندی کالا کاملاً بر اساس نیاز سازمان صورت می­گیرد.

مناسب­ترین معیار برای اینکه گروه بندی کالا بر اساس کدام یک از ویژگی_­های آن انجام شود، آن است که معمولاً در سازمان بر چه اساسی کالا فراخوان می­شود.

این موضوع وابستگی مستقیمی به نوع و تنوع محصولات سازمان دارد.

برای مثال در سازمانی که کلاً 5 قلم محصول نهایی تولید می­شود که هر کدام مواد اولیه­ی خاص خود را دارند، احتمالاً گروه بندی مواد اولیه را بر اساس محصول نهایی طراحی خواهیم کرد، مواد اولیه­ی محصولA، مواد اولیه محصول B، …

اما در مجموعه­ای که محصولات متعدد با مواد اولیه­ی مشترک گوناگونی در جریان هستند، احتمالاً مواد اولیه بر اساس نوع، جنس، ابعاد و مشخصات گروه­بندی خواهند شد؛ مثلاً مواد اولیه پلاستیکی، مواد اولیه بسته­بندی، ….

در خصوص اقلام نیمه ساخته هم وضعیت مشابهی قابل تعریف است. در هنگام فراخوان کالا، احتمالاً مهم است بدانیم قطعات نیمه ساخته­ی محصول مشخصی، در مرحله­ی معینی، کدام هستند. پس این اقلام عموماً بر اساس عملیات تولیدی، و محصول نهایی که در آن به کار می روند، گروه­بندی خواهند شد.

مثلاً قطعات پرسکاری شده محصول اجاق گاز مدل الف

یا قطعات رنگ­کاری شده محصول دوچرخه مدل ب

اما گروه­بندی در محصول نهایی، بیشترین اهمیت را دارد چرا که فراخوان محصول نهایی علاوه بر کاربرد در مدیریت موجودی و انبارش، در بررسی روندهای فروش نیز موضوعیت می­یابد.

این بدان معناست که در تعیین پارامترهای مهم محصول نهایی برای گروه­بندی، معیارهای بازار نیز می­بایست مورد توجه قرار گیرند.

برای مثال، در تولید یک صندلی اداری ممکن است سبک طراحی و نوع پایه المان­های اصلی تفکیک محصول لحاظ شوند، در حالیکه از منظر مشتری و بازار، متریال پشتی صندلی یا نوع دسته در درجه اهمیت بالاتری قرار دارد.

3. تعیین ساختار درختواره در هر گروه اصلی و سطوح مورد نیاز

پس از تعیین سرگروه­ها، در هر انبار، برای ایجاد یک ساختار طبقه­بندی منطقی، می­بایست سطوح بعدی کالا مشخص و تعریف شوند.

این سطح بندی باید به گونه­ای باشد که مشخصات اصلی کالا را پوشش دهد، ولی پیچیدگی بیش از نیاز نیز در تعریف کالا ایجاد نکند.

برای رسیدن به این ساختار، کلیه­ی وجوه تمایز بین کالاها در هر گروه باید بررسی شوند، مثلاً محصولات نهایی عموماً بر اساس نوع محصول، مدل، سایز، رنگ، طرح، طعم، شکل و … قابل تفکیک هستند. طبقه­بندی این المان­ها بر اساس اهمیت، ساختار درختواره­ی گروه کالا را خواهند ساخت؛

نکته­ی قابل توجه در این مرحله این است که این ساختار درختواره برای اجرا در نرم افزار و راحتی در کاربری و ایجاد کد جدید، می­بایست حداقل پیچیدگی را داشته باشد. یعنی تا آنجا که ممکن است از ایجاد سطح جدید فقط برای مشخصات مهم محصول استفاده شود.

• کد کالا تسهیل کننده­ی شناسایی و فراخوان کالا است، پس باید حداقل پیچیدگی را داشته باشد و تا حد ممکن ساده، فشرده و مختصر، و منحصر به فرد باشد.
• ساختار کدینگ باید بتواند قابلیت شناسایی محصولات مشابه را در یک دسته مشخص، فراهم کند.
• ساختار کدینگ باید به گونه­ای طراحی شود که هنگام ایجاد کد جدید، برای کاربر سردرگمی در تشخیص دسته بندی کالا ایجاد نشود.
• در طراحی ساختار کدینگ، میان دسته­های مختلف در سطوح کدینگ، نباید همپوشانی ایجاد شود.
• ساختار کدینگ باید مشخصه­های اصلی کالا را پوشش دهد. مشخصه­های اصلی آنهایی هستند که هنگام تجزیه و تحلیل اطلاعات، فراخوان می­شوند. مثلاً جنس یا مدل یا سبک طراحی کالا.

همچنین تعداد کالا در هر سطح نیز اهمیت دارد. اگر سطحی را مثلا با عنوان “جنس کالا” انتخاب کرده­ایم که تنوع ممکن در آن فقط دو حالت دارد، احتمالاً این سطح غیر ضروری است و قابلیت ترکیب با سطح قبلی یا بعدی را دارد.

برای درک موضوع محصول پیراهن مردانه را در نظر بگیرید. می­خواهیم یک ساختار درختواره برای کدینگ این محصول طراحی کنیم.

تمایز محصولات در استایل، برند، طرح، جنس، رنگ، نوع یقه، نوع دکمه، تعداد جیب، رنگ دکمه، رنگ نخ دوخت، سایز و …. ایجاد می­شود.

برای طراحی الگوی کدینگ این محصول، لازم است از میان کلیه وجوه تمایز یعنی پارامترهای فوق، موارد مهم را از بزرگ به کوچک تشخیص داده و طبقه­بندی نماییم.

تشخیص و اولویت­بندی این پارامترها کلید طراحی الگوی کدینگ است و بهترین راهکار برای این مهم، آن است که تعیین شود شناسایی و فراخوان محصول بر اساس کدام مشخصه انجام می شود.

مثلاً در تحلیل فروش محصول، احتمالاً می­خواهیم بدانیم پیراهن مجلسی و اسپرت و کژوال به تفکیک چه فروشی دارند؟ و یا اینکه کدام برند پیراهن در فروش منطقه الف موفق تر بوده است؟ یا اینکه طرح هاوایی جدید تولید شده در بازار موفق بوده است یا نه؟ و اینکه ترکیب تولید از هر سایز به چه صورت باشد؟ از سوی دیگر مواردی مثل نوع و رنگ دکمه و نخ دوخت و ..، گرچه اهمیت دارند اما مبنای فراخوان محصول در تحلیل­ها نبوده­اند.

این نتیجه­گیری، می­بایست طی مشارکت خبرگان محصول در سازمان، در حوزه­های طراحی، فروش و تولید حاصل گردد.

نهایتاً یک الگوی اولیه برای محصول نمونه فوق می_­تواند به شکل زیر طراحی شود؛

سطح آخر	گروه فرعی3	گروه فرعی2	گروه فرعی1	گروه اصلی	ماهیت کالا
شمارنده	سایز	مدل/طرح	برند	استایل پیراهن (رسمی-اسپرت-کژوال)	محصول نهایی (پیراهن مردانه)

در سطح آخر الگوی کدینگ، جزئیات هر قلم محصول تشریح می­شود.

 

4. تعیین تعداد کاراکتر لازم برای هر سطح

تعداد کاراکترها در کد کالا استاندارد مشخصی ندارد و بسته به طیف کالا و ماهیت سازمان متغیر است، معمولاً کد کالا در سازمان ها بین 8 تا 13 کاراکتر تعریف می­شود. افزایش تعداد کاراکترها، جانمایی کد کالا در فرم­ها را مختل کرده و درک و تشخیص کد را نیز پیچیده می­کند.

تعداد کاراکتر کل در واقع جمع تعداد کاراکتر لازم برای هر سطح الگوی کدینگ خواهد بود.

تعداد کاراکتر لازم برای هر سطح، وابسته به تعداد تنوع موجود در آن سطح است. مثلاً اگر سطح تعیین شده “جنس کالا” باشد، و کالا در پنج متریال مختلف موجود است، 1 کاراکتر کفایت می کند.

نکته­ی مهم در تعیین تعداد کاراکتر لازم، در نظر گرفتن نرخ توسعه­ی کالا در آن سطح است. تعداد تنوع موجود می­بایست حداقل 20 تا 30 درصد بیشتر لحاظ شود.

• ساختار کدینگ باید انعطاف لازم برای توسعه در هر گروه کالا را داشته باشد.

در مثال بالا، محصول پیراهن مردانه، برای سطح برند، تعداد برند موجود سازمان ممکن است 20 برند مختلف باشد درحالیکه تقریباً 80% محصولات، از 4 برند اصلی هستند، در چنین مواردی می توانیم از یک گزینه­ی “سایر” برای پوشش همه­ی گزینه­ها استفاده نماییم.

5. جمع بندی یک الگوی جامع و یکپارچه

با نهایی سازی تعداد سطوح الگوی کدینگ، یعنی ساختار درختواره، و تعداد کاراکتر لازم برای هر سطح، در واقع مسیر سیستماتیک برای تعیین کد مشخص هر کالا طراحی شده است.

الگوی کدینگ کالا در صورتی که دقیق و صحیح طراحی شده باشد، سازمان را از ایجاد خطاهای مکرر اپراتوری از قبیل ثبت دوبل یک کالا با دو شرح، ثبت چند کالای متفاوت در یک کد، ثبت شرح­های غیرتخصصی و طولانی و نامفهوم، و خطا در شمارش و ثبت اسناد انبار، محافظت خواهد کرد.

یک الگوی کدینگ منطقی مناسب همچنین با ساختار ساده و قابل فهم، به کاهش عملیات اپراتوری،

ایجاد همسویی در واحدهای مختلف، و امکان شناسایی سریع کالا در انبار کمک قابل توجهی خواهد داشت.