اثربخشی گروه های مجازی – بخش دوم
مهمترين مقوله در مديريت تيم های مجازی رابطه مديريت تيم با اعضای تيم مجازی است. بوجود آوردن فضای مملو از اعتماد دوطرفه بين اعضای تيم كاری، ازمسئوليت های مهم يك مدير مجازی در اين فضا
– رهبری و مدیریت گروه های مجازی
مهمترين مقوله در مديريت تيم هاي مجازي رابطه مديريت تيم با اعضاي تيم مجازي است. بوجود آوردن فضاي مملو از اعتماد دوطرفه بين اعضاي تيم كاري، ازمسئوليت هاي مهم يك مدير مجازي در اين فضا بوده كه موجبات افزايش كارايي و بهره وري در انجام كارها خواهد شد. البته رهبري تيم مجازي را بايد فردي به عهده گيرد كه داراي توان و قدرت مديريتي در فضاي الكترونيكي و كامپيوتري است .
وجود ارتباطات تعاملي با ارزيابي هاي مناسب اين فضاي كاري، و داشتن بازخوردهاي ارزشي ميتواند تيم ها را در رسيدن به برنامه هاي خود موفق بسازد. اين ارتباطات در فضاي مجازي ميتواند در پروژه هايی چون: طراحي يك برنامه ی كاري درصفحات اينترنت، افزودن اطلاعات در فضاي مديريت محتواي وب، كنترل، ويرايش صفحات، محيط هاي برنامه نويسي يا طراحي و پياده سازي باشد .ارتباطات كاري در دنياي مجازي ميتواند از طريق مديريت به صورت فرد با فرد يا فرد با گروه و يا گروه با گروه به وسيله ابزارهاي ارتباطي چون ارسال ايميل، اتاق هاي كنفرانس و… صورت گيرد .قابل توجه است كه ايجاد كنفرانس هاي مجازيِ هفتگي براي حضور كليه ی اعضاي تيم مجازي، يكي از وظايف مهم مديران تيمهاست. لبته لازمهی داشتن فضاي مجازي مناسب با فناوريهاي مورد نياز تيمها و بسترسازي در زمينه ساختار الكترونيكي آنها با وجود دسترسي كامل به ارتباطات كامپيوتري، اينترنتي و سيستم هاي شبكهاي ميسر است.
از ديگر موارد مهم در مديريت تيم هاي مجازي برقراري شروط اساسي بين مدير و اعضاي تيم است، كه بايد در جلسات اوليه از طريق مدير تيم براي اعضاء، كاملا با بيان شفاف ارائه گردد .
ايجاد و برقراري نظم و ميزان دفعات ارتباطي، پيامگيري، ارسال دريافت پيام، ارائه گزارشات در زمانهای مقرر شده از طريق مديريت تيم قابل اجراست. از ديگر مزيتهاي كار در دنياي مجازي، پرهيز از اتلاف وقت و صرفهجويي در زمانِ انجام كار است، كه باعث ذخيرهی وقت شده و افراد همواره قادرند با برنامهريزي مناسب خود را به دانش روز مجهز كرده و موجبات افزايش علم ودانش در تيمها شوند .ميزان رضايت مشتري و دغدغهی رفع نياز مشتريان و نحوه پاسخگويي به نيازهاي آنان از جمله فاكتورهاي مهم و مسئوليتهاي مديريتي در ارزيابي اعضاي اينگونه تيم هاي مجازي محسوب ميگردد.
برای مدیریت کردن تیمها، باید مواردی را مد نظر داشت که در زیر به برخی از این موارد اشاره میشود:
از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید: ابزارهای مدیریت پروژه می‌توانند به اعضای تیم مجازی کمک کند تا زمان‌بندی‌ها را به‌خوبی رعایت و برنامه‌های خود را به درستی اجرا کنند. این ابزارها همچنین هشدارها و یادآوری‌ها را برای محدوده‌های زمانی معین به شما ارسال میکنند و به وسیله آنها میتوانید یک مرور هفتگی، ماهانه یا روزانه روی برنامه‌های خود داشته باشید. البته باید مطمئن شوید که همه اعضای تیم مجازی می‌توانند از این ابزارها استفاده کنند.
برای تیم مجازی یک برنامه زمانی منظم طراحی کنید: یک برنامهی زمانی خوب در یک تیم مجازی، موجب ایجاد یک روال منظم میشود. این روال یک عادت در اعضای تیم شکل میدهد و به این ترتیب استرس اعضاء و شلختگی فعالیت‌ها کاهش می‌یابد. مثلاً میتوانید هر هفته در روز و ساعت معینی با اعضای تیم مجازی تماس تصویری برقرار کنید تا روند کارها را با آنها هماهنگ کنید.
برای اعضای تیم مجازی ساعت کاری تعریف کنید: سعی کنید تا جایی که میشود، اعضای تیم با هم آنلاین شوند و با هم دست از کار بکشند. به این ترتیب به حداکثر بازدهی کاری می‌رسید و اعضاء مسائل مختلف را حل میکنند و یا اگر از هم کمکی بخواهند یا سؤالی داشته باشند، به‌راحتی در دسترس همدیگرند.
یک تیم گروهی از افراد است که در ارتباط با هدف مشخصی گرد هم آمده‌اند. از تیم جهت انجام وظایفی که دارای پیچیدگی و قابل تقسیم به زیر وظایف ساده‌تر می‌باشند، استفاده میشود. تیمها به طور معمول دارای اعضایی هستند که با برخورداری از مهارت‌های مکمل، سبب ایجاد همافزایی در طی یک تلاش هماهنگ شده میگردند، به‌طوری که نقاط قوت هر عضو تیم به حداکثر و نقاط ضعف آنها به حداقل رسانده میشود. اعضای تیم باید یاد بگیرند که چگونه به یکدیگر یاری رسانند، اعضای دیگر تیم را از پتانسیل‌های مثبت خود آگاه سازند و در نتیجه محیطی را فراهم سازند تا دیگر اعضای تیم بتوانند فراتر از محدودیتهای فردی فعالیت نمایند.
کار تیمی چه به صورت حقیقی و چه به صورت مجازی و آنلاین، مستلزم وجود برخی ویژگیها، بین اعضای تیم است. اگر چه در کار تیمی مجازی، ممکن است اعضا همدیگر را نبینند اما باید بتوانند با یکدیگر تعامل سازنده و پایدار داشته باشند و کسب و کار خود را برای رسیدن به هدف، هدایت کنند. جذابیت تشکیل تیمهای مجازی بسیار واضح است. کارمندان می‌توانند بهطور انعطاف‌پذیرتری زندگی شخصی و کاری خود را مدیریت نمایند و این فرصت را دارند که با همکاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند. شرکت‌ها می‌توانند از بهترین و کم هزینه‌ترین استعدادهای جهانی بهره ببرند و هزینه‌های املاک و مستغلات خود را بهطور قابل توجهی کاهش دهند.
برای رهبری اثربخش یک تیم مجازی لازم است چند مورد ضروری در این زمینه را در نظر داشته باشید:
تیمهای مجازی باید در زمانهای خاصی به صورت حضوری گرد هم جمع شوند. این زمانهای خاص عبارتاند از:
اولین جلسه برای شروع کار: اولین جلسه (در صورت امکان چهره به چهره و در غیر اینصورت با استفاده از ویدیو) تأثیر بسیار زیادی در معرفی هم‌تیمی‌ها، تعیین انتظارات برای جلب اعتماد و میزان صراحت و تصریح دستورالعمل‌های رفتاری و اهداف تیم دارد. تماس چشمی و زبان بدن، افراد را تحریک میکند ارتباطات شخصی خود را گسترش داده و سریعتر به هم اعتماد کنند. این امر باعث میشود اعضاء راحتتر بتوانند با هم کار کنند. در این زمان میتوانید پویایی تیم را ارزیابی کرده و شکاف‌های خاص را پر کنید، مثلاً با دادن یک کار ساده به دو همکار متفاوت، به آنها کمک میکنید با همدیگر به یک موفقیت کوچک دست یابند.
آنبوردینگ: اغلب اوقات افراد جدید با طرح‌هایی مثل یک ایمیل کوتاه یا اسنادی که تازه واردها باید مطالعه نمایند به تیم مجازی وارد میشوند یا توسط یک کنفرانس تلفنی به بقیه‌ی تیم معرفی میگردند. از آنها به خوبی استقبال کنید و اجازه دهید با شما یا افرادی که برای موفقیتشان اهمیت دارند ملاقاتی داشته باشند.آنها را تشویق کنید که با بقیه‌ی افراد تیم ویدیو کنفرانس برقرار نمایند. توصیه‌ی ما هم این است که افراد تازه وارد را تحت اختیار یک مربی قرار دهید که بتوانند به سرعت و در عین حال بهطور شخصی به سوالاتشان پاسخ دهند (مانند یک همکار صمیمی که دفتر کارش نزدیک به آنها باشد)
مایلستون‌ها: رهبران تیم مجازی باید بهطور مداوم اعضا را ترغیب کنند تا بهترین کار خود را ارائه دهند، ولی آپدیت‌های ایمیل و کنفرانس‌های تلفنی هفتگی برای این کار کافی نیستند. در صورت نبود نشانه‌های بصری و زبان بدن، معمولاً سوء برداشت پیش میآید (بهخصوص در تیمهای بزرگ‌تر) اعضای تیم احساس میکنند ارتباطشان قطع شده و آنطور که باید درگیر کار نیستند و در نتیجه مشارکت‌شان در پروژه کاهش می‌یابد. بنابراین افراد را دور هم جمع کنید و به خاطر رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت یا برای برطرف کردن مشکلات سخت، جشن بگیرید.
تکنولوژی مناسب: حتی تیمهای مجازی برتر که با استعدادترین اعضاء و بهترین رهبری را در اختیار دارند ممکن است به خاطر تکنولوژی ضعیف با شکست مواجه شوند. توصیه‌ی ما این است از پلتفرم‌هایی استفاده کنید که تمام انواع ارتباطات را ادغام کنند و شامل این مؤلفه‌های کلیدی باشند:
کنفرانس تلفنی: به دنبال سیستم‌هایی باشید که به کدهای دسترسی نیاز ندارند (مفید برای آن دسته از اعضای تیم که در حال رانندگی هستند) و به طور اتوماتیک یا تنها با یک کلیک ضبط میکنند. بهترین سیستم‌ها، حتی بر زمانی که هر فرد به صحبت و گوش دادن اختصاص میدهد نیز نظارت می‌نمایند. ویدیو کنفرانس گروهی و یک به یک را نیز مدنظر قرار دهید زیرا نشانه‌های بصری، به ایجاد همدلی و اعتماد کمک میکنند.
تماس مستقیم و پیام متنی: تماس‌های مستقیم با پشتیبانی از مکالمه ی بلادرنگ بین دو فردِ راه دور، یکی از ساده‌ترین و قدرتمندترین ابزارها محسوب میشوند. پیام متنی نیز روش بسیار مؤثری برای حفظ روابط شخصی است.
انجمن‌های گفتگو یا اتاقهای تیم مجازی: نرم‌افزارهای مختلفی از Microsoft SharePoint گرفته تا Moot وجود دارند که اعضای تیم را قادر می‌سازند مسائل را به کل گروه نمایش دهند تا همکاران بتوانند در مورد آنها مطالعه کرده یا اظهار نظر نمایند. تمام تعامل‌ها مستندسازی شده و در نتیجه به یک پایگاه قابل‌جستجو تبدیل می‌گردد. در حال حاضر نرم افزارها و اپلیکیشنهای دیگری از جمله Whatsapp، Telegram، Skype، و… وجود دارد که میتوان از آنها برای راه اندازی اتاقهای گفتگوی مجازی استفاده نمود.
وقتی در پلتفرم‌های مشارکت، تمام عناصر فوق با هم ترکیب بشوند آن پلتفرم‌ها به مرکز فعالیت‌های تیمی تبدیل میگردند و استفاده از آنها کارایی بیشتری را به همراه دارد و هیچ کار غیرضروری یا اضافه در آنها وجود ندارد. اولین تیمهای مجازی بدین منظور تشکیل شدند که نوآوری را در بین متخصصین برتر سراسر جهان (که زمانی برای سفر نداشتند) تسهیل نمایند. امروزه تیم‌هایی که کارمندان آنها از نظر جغرافیایی پراکنده هستند اغلب فقط یک ضرورت برای انجام کسب و کار محسوب میشوند. هر چند شرکت‌ها با استفاده از روش‌هایی که گفته شد می‌توانند بهره‌وری چنین گروه‌هایی را (حتی فراتر از تیم‌هایی که فضای دفتر کار را به اشتراک می‌گذارند) افزایش دهند.
از کاربردی ترین وظایف یک مدیر در مدیریت تیم مجازی که باید آن ها را مد نظر داشته باشد میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- مشخص بودن و واضح بودن اهداف تیم
- کار تیمی و یادآوری تیم بودن
- ایجاد قوانین پایه
- به کارگیری تکنولوژی درست
- در نظر گرفتن زمان های حضور
- سختکوشی در مدیریت
- کوتاه کردن وظایف اعضاء
- در نظر گرفتن تفاوت-های فرهنگی
- ارتباط ارتباط ارتباط
- یافتن و یا ایجاد فرصت برای اجتماعی شدن
– مشخص بودن و واضح بودن اهداف تیم
اگر شما تحت عنوان مدیر یک تیم مجازی فعالیت میکنید باید بدانید مشخص بودن و واضح بودن اهداف تیم از دو جهت حائز اهمیت است:
- مهم ترین مسئولیتی که بر عهده ی شماست این است که به سایر اعضای تیم انگیزه ای بدهید تا برای شما کار کنند و مهمترین انگیزه برای هر فرد هدفمندی است، و اعضای تیم شما باید بدانند که برای چه باید دستوراتی که شما به آنها میدهید را عملی کنند.
- خود شما نیز باید بدانید به چه هدفی تیم را تشکیل دادهاید و در چه زمانی به چه دستاوردی خواهید رسید (البته قانون مورفی را فراموش نکنید: معمولا نتیجه کمی دیرتر از زمان انتظار شما بدست می آید) اینگونه گمراه و سر در گم نمیشوید و همینطور میتوانید با سایر اعضای تیم با تسلط و تمرکز بیشتری در تعامل باشید.
– کار تیمی و یادآوری تیم بودن
از مهم ترین ویژگی های کار شما که مدیر یک تیم مجازی هستید این است که دارید به صورت تیمی فعالیت میکنید، پس هیچ گاه این مورد و نکته ی بسیار مهم را از یاد نبرید و همواره آنرا به سایر اعضای تیم یادآوری کنید تا:
- سایر اعضای تیم با خیال راحت و بدون هیچگونه نگرانی درباره ی نتیجه ی کار، فعالیت مربوطه خود را با تمرکز انجام دهند.
- هر فرد خود را در برابر سایر اعضای تیم مسئول بداند و بداند اهمال کاری یا عدم فعالیت وی نه تنها به خود فرد بلکه به سایر افراد تیم نیز ضربه میزند و در برابر سرنوشت و آینده سایرین نیز مسئولیت دارد.
- هم چنین هر فرد میداند که هر بخش، متخصصِ خاص خود را دارد و از دخالت در امور مدیریتی شما اجتناب می کند.
- هر فرد میداند که باید با سایرین تعامل داشته و در ارتباط باشد و نمیتواند خصومت شخصی خود را در گیر کار کند.
- هر فرد ناچار به تعامل سازنده و کارگروهی با سایر اعضای تیم شود.
– ایجاد قوانین پایه
ایجاد قوانین پایه به شما کمک میکند تا بتوانید هم با نظم بیشتری تیم خود را مدیریت کنید و هم افراد تیم خود را در قبال انجام ندادن کار یا انجام کار به صورت احسن، تنبیه یا تشویق نمایید و هر فرد میزان درآمد و کارش مشخص است.
نکاتی که باید در قوانین پایه در نظر گرفته شود:
- پاداش
- تنبیه در صورت دیرکرد در انجام وظایف یا عدم انجام وظایف
- تعیین درصد سود و درآمد هر فرد متناسب با وظیفه
- وظایف کلی هر فرد مانند تبعیت از فردی خاص
- اخلاق تیمی
- فرآیند انجام پروژه
- تأکید بر تعهد پذیری
– به کارگیری تکنولوژی درست
در مدیریت یک تیم مجازی، شما قطعاً به ابزارهایی برای مدیریت تیم و مدیریت فرآیندها و ارتباط با سایر اعضای تیم خود نیاز خواهید داشت که باید آنها را شناسایی کرده و در پیشبرد اهداف خود هر چه بهتر از این ابزار ها در تیم استفاده نمائید.
پیشنهادهای ما به شما:
- نرم افزار TeamSpeak برای ارتباطهای کلامی بین اعضا تیم و جلسات گروهی به صورت آنلاین مورد استفاده قرار میگیرد.
- Trello برای مدیریت وظایف تیم و یا سیستم ایرانی مشابه آن تسکولو
- نرم افزارGit برای مدیریت فایلها بین گروه فنی که میتوان از سرورهای شخصی و کلود نرمافزارهایی مثل Bitbucket و یاGitlab استفاده کرد.
- نرم افزارVisualSVN که کاربرد آن همانند سیستم گیت بوده که از امکانات کمتر و تجربه کاربری راحتتری بهره می برد و بههمین دلیل معمولاً برای مدیریت فایلها در سایر بخشهای هنری و دیزاین مورد استفاده قرار میگیرد.
- نرم افزارOne note برای مستندسازی و نوشتن مستندات پروژه مورد استفاده قرار میگیرد.
- نرم افزارEdraw max برای طراحیUML، طراحی وایرفریم و طراحی معماری پروژه و نرم افزارها مورد استفاده قرار میگیرد.
- نرم افزار XMind برای ترسیم نقشه های ذهنی که یکی از مهترین موارد برای رساندن مفهوم به همه اعضاء تیم میباشد، مورد استفاده قرار میگیرد.
– در نظر گرفتن زمان های حضور
یکی دیگر از نکاتی که مدیر یک تیم مجازی باید در نظر بگیرد این است که هر فرد ساعت کاری مفیدی با دیگری دارد.
مثلاً یک نفر بهترین تایم کاریاش از صبح ۹ تا ۱۱ صبح است و دیگری ۵ تا ۷ عصر، و یا اینکه ممکن است هر یک از افراد مشغول به انجام کارهای پارهوقت یا تماموقت دیگری باشد و به اصطلاح سر کار باشد.
پس:
- باید ساعت کاری و حضور افراد در جلسات را به گونه ای تنظیم شود که علاوه بر حضور همه، بالاترین کارایی و بهره وری را داشته باشد.
- همچنین در پیگیری انجام وظایف سایر اعضای تیم باید این مقوله را به عنوان یک رکن اساسی مورد توجه قرار داد.
– سخت کوشی در مدیریت
اگر شما مدیر یک تیم مجازی هستید در اختصاص دادن کار به اعضای تیم مجازی بسیار دقیق و واضح عمل کنید. همچنین باید تضمین کنید که کار به موقع انجام خواهد شد. و این میسر نیست جز با پیگیری های دقیق و منضبط شما و تیم شما دقیقاً تکثیر رفتار خود شماست، و اگر شما یک مدیر پیگیر نباشید و مهمترین وظیفه ی خود را که مدیریت یک تیم مجازی است به خوبی انجام ندهید، نمیتوانید از سایرین توقعی داشته باشید.
لطفا در برابر وظیفه خود مسئولیت پذیر و متعهد باشید تا تیم شما جدیت و سخت کوشی را از شما بیاموزد.
– کوتاه کردن وظایف اعضا
کوتاه کردن در اینجا به معنی کم کردن و تقلیلدادن وظایف اعضاء نیست، بلکه بدین معنی است که یک مدیر تیم مجازی باید متناسب با هدف اولیه که گفته شد، وظایف اعضاء را به قسمت های کوچکتر و واحدهای تقسیم پذیر تقسیم کرده و به آنها محول کند، زیرا در غیر اینصورت ممکن است که وظایف تعیین شده به موقع انجام نشود و شما هیچ دیدگاهی نخواهید داشت و در صورتیکه این وظایف به زمانهای کوتاه مدت تقسیم شود، شما میتوانید در صورت انجام نشدن وظیفه ای، آن را مدیریت کرده و یا به شخص دیگری واگذار نمایید.
مثلاً برای یک هدف ۶ ماهه ابتدا باید آنرا به وظایف فصلی، وظایف فصلی را به وظایف ماهیانه و وظایف ماهیانه را به وظایف هفتگی تقسیم کرد.
با این کار:
- اعضای تیم شما دقیقاَ میدانند باید چکاری را تا چه زمانی انجام دهند.
- خود شما نیز میدانید در چه زمانی، در کدام قسمت از مسیر دستیابی به اهداف خود هستید.
- اعضای تیم شما تمرکز بالاتری پیدا میکنند.
- شما راحتتر میتوانید آنها را پیگیری کنید.
– در نظر گرفتن تفاوت های فرهنگی
مدیر تیم مجازی باید در نظر داشته باشد که ممکن است افراد از شهرهای مختلف کشور با فرهنگهای مختلف باشند، پس لطفا برای پیشگیری از ایجاد هرگونه دلخوری و سوءتفاهم حتماً این نکته را در نظر داشته باشید. البته یک مدیر موفق نه تنها از ایجاد اختلاف به دلیل اختلافات فرهنگی اجتناب می کند، بلکه از این اختلافات به نحو احسن و در راستای موفقیت و افزایش بازده کاری خود استفاده میکند.
– ارتباط ، ارتباط ، ارتباط
ارتباط ارتباط ارتباط و باز هم ارتباط. در این نکته اصرار داریم. لطفاً ارتباط سایر اعضای تیم با یکدیگر را ایجاد کنید و تا میتوانید نقش خود را در این سیستم کمرنگ کنید و بستری مناسب ایجاد کنید تا اعضای تیم بدون حضور شما نیز بتوانند با یکدیگر تعامل و همکاری داشته و کارها را جلو ببرند. باید بستری برای ایجاد همدلی و همراهی سایر اعضای تیم با یکدیگر به وجود آورید تا تیم شما یک تیم حرف های و دلسوز باشد. به عنوان مدیر یک تیم مجازی باید توانایی ایجاد ارتباط بسیار بالایی داشته باشید، زیرا اگر افراد به میزان لازم توجه دریافت نکنند، دچار انزوا میشوند. ایجاد ارتباط در تیمهای حضوری و معمولی نیز دشوار بوده، بنابراین شما به عنوان مدیر باید ارتباطات تیم خود را بسیار گسترده کنید.
– یافتن و یا ایجاد فرصت برای اجتماعی شدن
یک مدیر موفق منتظر فرصتها نمیماند بلکه آنها را خلق میکند.
یکی از مهمترین فرصتهایی که با یکدیگر موفق تیم مجازی آن را خلق میکند، فرصتهای اجتماعی برای گرد هم آوردن و آشنایی بیشتر آنان است تا هم ارتباطات اعضاء بیشتر و گسترده تر شود و هم تشویق و انگیزهای باشد برای تیم، تا با قدرت بیشتر به سمت هدف حرکت کنند. در تیم های مجازی چون معمولاً اعضاء تیم فرصتهای یکسانی برای ارتباط با یکدیگر ندارند، مهم است که یک مدیر فرصتهایی را فراهم آورد که از طریق آن اعضاء بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. به عنوان مثال حضور در رویدادها بهصورت تیمی، حضور در جشنواره ها و نمایشگاهها
اگر شما میخواهید یک مدیر موفق در مدیریت تیم مجازی خود باشید باید ابتدا تیم خود را درک کنید و متناسب با اخلاقیات و رفتارها و ویژگیهای هر فرد با او رفتار کنید، هماهنگی ها را به صورتی انجام دهید که بالاترین راندمان کاری را داشته باشید و هرگز فراموش نکنید و اجازه ندهید تیم شما فراموش کند که شما یک تیم هستید و از هر فرصتی برای ایجاد همدلی استفاده کنید.
یکی برای همه و همه برای یکی
برای آنکه تیم شما تیمی مسئولیت پذیر باشد، خود باید بیشترین مسئولیت پذیری ممکن را داشته باشید و به اصول اجرایی در تیم خود بیش از سایرین عامل و پایبند باشید.
وقتی صحبت از کار تیمی به میان میآید، ناخود آگاه کلماتی مانند همکاری، همیاری، هدف مشترک، همفکری، انجام کار به کمک چند دوست یا همکار، اتفاق نظر داشتن درمورد موضوعی خاص و یا داشتن برنامه ای هدفمند توسط اعضاء، در ذهن نقش میبندد.
– تعارض در تیمهای مجازی
تیم مجازی مجموعه ای از افراد هستند که دارای وظیفه های سازمانی مرتبط با یکدیگر هستند و در قالب یک سیستم سازمانی قرار گرفته اند و با یکدیگر فعالیت میکنند. اعضای تیم های مجازی با استفاده از وسایل ارتباطی ضعف‌های موجود حاصل از فاصله‌های جغرافیایی، سازمانی یا زمانی را برطرف میکنند.
اعضای تیمهای مجازی توسط مدیریت سازمان تعیین میشوند. اگرچه پراکندگی های جغرافیایی معمولا جزء جدایی ناپذیر تیمهای مجازی است اما وسایل ارتباطی نوین محدودیتهای زمانی و مسافتی بین اعضای تیم مجازی را از بین می برد.
استفاده از تکنولوژی و فضای مجازی به عنوان یکی از ابزارهای اصلی و جدایی ناپذیر تیم های مجازی است که به تیم ها در برقراری ارتباط با یکدیگر کمک میکند، استفاده از این ابزارها به حدی مفید است که حتی تیم های مجازی درون سازمانها (تیم هایی که از یکدیگر دور نیستند) نیز از این ابزارها استفاده می کنند؛ بنابراین پشتیبانی تکنولوژی و پراکندگی اعضا از عناصر اصلی تیمهای مجازی به حساب میآیند.
برخی مشکلات مانند مشکلات و نواقص در فناوری و نحوهی اشتراک گذاری اطلاعات، برقراری ارتباط را محدود میکنند ودر نتیجه موجب کاهش همکاری بین اعضای تیم میشوند. همچنین تعارض های وظیفه گرایی، ارتباطی و فرآیندی عواملی هستند که بر عملکرد تیمهای مجازی تأثیر می‌گذارند.
تعارضهای وظیفه ای: این عارضه در اثر عدم درک فعالیت‌های تیمی برای انجام کارها به وجود میآید که معمولاً موجب بروز اختلاف نظر بین افراد تیم، در اجرا و تقسیم وظایف و انجام امور منجر میشود.
تعارضهای ارتباطی: این تعارضها در اثر سوءتفاهم بین اعضای تیم نسبت به یکدیگر به وجود میآید و معمولاً عواملی نظیر اختلافات فرهنگی در به وجود آمدن این تعارضها تأثیرگذار هستند.
این تعارضها می‌توانند موجب تحریک احساسات و یا بروز برخی اختلاف نظراتی که به کار تیم ارتباطی ندارد شوند.
تعارضهای فرآیند: این مشکل در اثر عدم توافق اعضای تیم در روش و اجرای کار در تیم به وجود میآید.
تحقیقات انجام شده نشان میدهد که این سه عامل اثر مخرب بر عملکرد تیمها میگذارد ولی باید در نظر داشت که همه تعارضها اثر منفی نخواهند داشت بلکه تعارض در تیمها نیازمند مدیریت مناسب است تا بتوان آنها را کنترل کرد.
مدیریت مستمر و شناسایی به موقع مشکلات و ضعفها در تیمهای مجازی اهمیت بالایی دارد و تشخیص و مدیریت تعارضها در تیمهای مجازی که رهبران و مدیران فعالی دارند سریعتر رخ میدهد و به تیمهای مجازی کمک میکند تا به اهداف خود برسند.
– اثرات گروههای مجازی در رشد و توسعه نیروی انسانی
مديريت منابع انساني درفضاي مجازي امروزه شرايط خاصي را ایجاب میکند كه مهمترين آنها خروج از كارهاي سنتي و گام برداشتن به سمت و سوي محيط هاي دانش مدار IT است. بهبود بخشيدن توانائي هاي يك سازمان كه همانا تربيت نيروي انساني ماهر و كارآمد در عرصه هاي صنعت و خدمات و كشاورزي است با افزايش توانمندي افراد توسط آموزش هاي روزآمد در زمینه IT و متخصص شدن نيروي انساني از وظايف عمده و اساسي مديريت منابع انساني در هر نهادي است .براي ورود به عرصه هاي جهاني و بينالمللي وبراي جلوگيري از فاصله علم ودانش با دنياي امروزي شايسته است با آموزش مداوم نيروي انساني كارها و پروژه ها را به شكل ارزانتر و باكيفيت تر از طريق دنياي ارتباطات و دنياي وب اين مهم را عملياتي نمود والبته هدايت و رهبري كارها و انجام برنامهها از طريق تيم هاي مجازي بهتر امكان پذير خواهد شد. غايت اصلي، بوجود آوردن سيستم تيمهاي مجازي در يك سازمان همانا به دليل دگرگوني در ساختار شغلي و از بين رفتن بسياري از مشاغل سنتي در سازمانهاست. سازماندهي مجدد و مهندسي مجدد در سازمانها با رويكرد كاهش هزينه از چالشهاي موجود و مهم در راستاي مأموريتهاي اصلي سازمانهاست كه براي رفع آن ميتوان از اين موارد بهره گرفت .
– عوامل مهم در موفقیت گروه های مجازی
از جمله شرايط موفقيت تيمها در مطالعات صورت گرفته مهمترين فاكتور در چند عامل مهم خلاصه شده است مواردي چون: تعيين اهداف جدي و ارزشي، نحوه برقراري ارتباط بين اعضاي يك تيم و ميزان تعهد اعضاء نسبت بههم، منابع تأمين مالي مناسب، وجود اعتقاد به انجام كارتيمي با مديريت و رهبري در سطوح افقي است .اما در تيمهاي مجازي عوامل ديگري علاوهبر موارد فوق الذكر مؤثر است. كه به شرح ذيل بيان ميگردد:
- دسترسي سهل و آسان به امرآموزش واطلاعات فني بين اعضاي تيم كاري مجازي
- وجود بستر و زيرساخت كار مجازي الكترونيكي در سازمان با ارائه خدمات مستمر
- رعايت توافقات و پيمان هاي تيمي پيرامون روند كاري و فني تيم مجازي
- محيط مجازي مناسب براي انجام كار تيمي
- كاهش هزينه هاي چاپ و نشر، ارتباطات از راه دور، دسترسي زماني، پشتيباني هاي فناوري اطلاعات
- وجود فرهنگ كارتيمي مجازي و سازگاري و انطباق افراد با محيط هاي سايبري
- وجود مديري قوي و فني درنحوه ی كنترل و مديريت تيم از راه دور
- روش قابل قبول ارزيابي اعضاي تيم از طريق مديريت تيم مجازي
- داشتن ارتباط قوي و دلگرمكننده بين مدير و اعضاي تيم براي ارائه به موقع كار و لزوم تشويق هاي بيشتر براي اعضاي فعال به صورت رتبهبندي شده
– بهره برداری مناسب از گروه های مجازی
تغيير وتحول در بخشهاي خدمات دهي و خدمات گيري هم اكنون در زمينه هاي مختلف تجاري، اقتصادي، امور بانكي، اداري، آموزشي، تحقيقاتي، پزشكي و غيره، ساختار سنتي سازمانها را بهكلي دگرگون كرده است. اين تغييرات الزامآور ما را در جهت استفاده بيشتر از شرايط جديد آماده مينمايد. براي ماندگاري در اين فضاي سراسر رقابت و سرعت ميبايست خود را با شرايط و مقتضيات جهاني شدن و جهاني سازي وفق دهيم و با تمرينهاي مكرر قادر باشيم مستمر و پايدار در اين فضا دوام آورده و بر مشكلات فائق آئيم. ايجاد ارتباطات بدون قيد زمان و مكان، محيط هاي كاري منعطف در فضاي مجازي، سرعت عملي شدن كارها را با بهرهوري بالاتر ميسر ساخته است و از سوي ديگر داشتن حضور دائمي و آنلاين با اعضاي قوي تيم مجازي براي رقابت، همكاري در محيط هاي مجازي و بين المللي از ضروريات اينگونه فضاهاي مجازي است.
مزيتهاي تيمهاي مجازي
- كارايي وبهره وري بالا در انجام كارها و افزايش ساعات كاري
- بهره مندي از افكار و انديشههاي جديد و خلاقانه براي نوآوري در روندهاي جديد سازماني
- كاهش مشكلات ترافيكي و تردد و آلودگي هوا
- كاهش هزينه هاي اداري ودفتري
- انجام كار در هر زمان و مكان ممكن
- مشاركت و تعامل بين اعضای تيم در جهت همانديشي، همافزايي وتصميم سازيها و كاهش فرار و قصور در انجام كارها
- برقراري ارتباط سريع وارزان با يكديگر در حداقل زمان ممكن
- جلوگيري از اتلاف وقت اعضاي تيم و مشتريان و سرويس گيرندگان
- كاهش برخي از فسادهاي اداري و كاهش ريخت و پاش
- بهبود وضعيت ارائه خدمات به مشتريان
- ايجاد روند يكسان نگري بين اعضاي كاري و كاهش اختلافات بين كاركنان
- تسهيل ارزيابي بر اساس كار انجام شده مشخص با مستندات مربوطه
- آرامش محيطهاي كاري اختياري براي هر يك از اعضاي تيم و كاهش غيبت و مرخصيهاي استعلاجي
- آگاهي كليه اعضاء از روند كارها و برنامه هاي اجرايي صورت گرفته
- صرفه جويي در كليه هزينههاي انجام شده
- سپريكردن زمان بيشتر با خانواده و رضايت بيشتر اعضاي خانواده
معايب تيمهاي مجازي
- بوجود آمدن انزوا و گوشهگيري افراد از جهت اجتماعي و كاهش تحركهاي شغلي و اجتماعي
- عدم وجود مرز بين كار و زندگي و غلبه كار بر زندگي و احتمال بروز بي نظمي و استرس و نگراني
- امكان كاهش تعهد به سازمان
- بروز نگرانيهاي شغلي، امنيت شغلي و بازنشستگي
- مشكلات تأخير زماني در جواب به ايميلهاي الكترونيكي
- عدم توانايي پاسخگويي سيستمهاي تكنولوژيكي موجود در كشور
- دشواريِ يافتن يك تيم منسجم و منطبق با يكديگر
- عدم پذيرش افراد عادي و فاقد مهارت در همكاري با تيمهاي مجازي
تیمهای مجازی بسیار پیچیده هستند و علاوهبر تنوع جغرافیایی، تنوع زبانی، سبک کار و فرهنگهای گوناگون از جمله مؤلفه‌های تأثیرگذار بر آن به‌شمار می‌روند. تمامی این ویژگیها تیمهای مجازی را پیچیده‌تر کرده‌اند. سازمانها می‌توانند با هدف بهره‌برداری مثبت از تیمهای مجازی، ویژگیهای مذکور را تقویت کنند، اما در غیر اینصورت با تیم‌هایی ناکارآمد به فعالیت خود ادامه خواهند داد. در مقاله‌ای که در مجله کسب و کار هاروارد منتشر شده به ویژگیهای بهترین تیمهای مجازی اشاره شده است. تیمهای مجازی موفق از پلت‌فرمی برای فعالیت انعطاف‌پذیرتر کارکنان بهره‌برداری میکنند. به این ترتیب امکان کاهش هزینه‌ها در بخشهای مختلف از هزینه سفر گرفته تا حقوق و دستمزد نیروی انسانی فراهم میشود.
چگونه یک تیم مجازی موفق بسازیم؟
به نظر شما مهمترین الزامات ایجاد یک تیم مجازی موفق چیست؟ در اینجا به ۴ اصل حیاتی مورد نیاز برای ساخت مطلوب‌ترین تیمهای مجازی اشاره میشود:
- تشکیل بهترین تیم
تیمهای مجازی موفق اغلب از نظر اندازه در سطحی قابل مدیریت قرار دارند. بهترین تیمهای مجازی با بهترین اعضاء شروع به فعالیت میکنند. این افراد بهطور کلی از مهارت‌های برتر ارتباطی و هوش عاطفی برخوردار هستند و معمولاً از قابلیت فعالیت مستقل و شناخت و حساسیت بین فرهنگی مناسب برخوردارند. بهترین تیمهای مجازی اغلب اندازه‌ای معقول و قابل مدیریت دارند. تیمهای کوچک معمولا کمتر از ۱۰ نفر در نظر گرفته میشوند. این امر شانس ارتباطات مؤثر و جامع را به حداکثر می‌رساند. علاوهبر موارد مذکور، نقش افراد در یک تیم مجازی موفق بهصورت شفاف مطرح شده است. اعضای اصلی، فعالیت‌های تیم را هدایت یا مدیریت میکنند و بهطور کلی بر اتفاقات روزانه تمرکز دارند. اعضای فرعی انجام فعالیت‌های مشخص شده را بر اساس تخصص شخصی بر عهده میگیرند.
- انتخاب صحیح‌ترین رویکرد رهبری
بهترین تیمهای مجازی از اهمیت «اعتماد» به‌عنوان حیاتی‌ترین مؤلفه در موفقیت تیم آگاهی کامل دارند. رهبری یک تیم مجازی موفق به معنی جذب رهبران دارای مهارت‌های خاص است. این مهارت‌ها شامل مهارت‌های رایج تعیین شده برای نقش سنتی رهبری در ساختارهای قدیمی تشکیل تیم سازمانی نمی‌شود. اعتماد به واسطه احترام و همدلی تقویت میشود. افزون بر این، تأکید بر ایجاد روابط مناسب میان اعضای تیم با هدف افزایش اعتماد صورت میگیرد. ایجاد روابط بهطور کلی هنگامی که اعضای تیم کمتر ارتباط چهره به چهره داشته باشند، کاری دشوار است. استفاده هوشمندانه از فناوری می‌تواند به‌عنوان راه حلی برای فائق آمدن بر چالش‌های مذکور به‌کار گرفته شود. اعتماد و ایجاد روابط مطلوب زیربنایی برای گفت‌وگوی شفاف و صریح با اعضای تیم به‌شمار می‌روند. تیمهای مجازی موفق باید از مهارت‌های ارتباطی اعضای تیم در پیچیده‌ترین و چالشی‌ترین موقعیت‌ها اطمینان حاصل کنند. تعریف و تبیین اهداف و انتظارات نقش بسزایی در کاهش عدم اطمینان و افزایش اعتماد دارد. به این ترتیب تیم مجازی از بهبود سطح بهره‌وری به خوبی بهره‌مند خواهد شد.
- انتخاب زمان مناسب برای تجدید دیدار
اعضای تیم باید دست کم یکبار در سال دیدارهای حضوری داشته باشند. مهم نیست یک تیم مجازی در محیط مجازی تا چه اندازه خوب فعالیت میکند. لازم است زمانی برای گرد هم آمدن اعضای تیم در یک مکان خاص در نظر گرفته شود یا در صورت غیرممکن بودن این امر، اعضای غایب از طریق ویدئو کنفرانس یا سایر رسانه‌های تصویری به جمع حاضر بپیوندند. از جمله حیاتی‌ترین زمان‌ها برای انجام چنین گردهمایی‌هایی میتوان به دوران آغاز پروژه پس از شکل‌گیری کامل ساختار و تعریف نقش‌ها اشاره کرد. با پیوستن اعضای جدید به تیم، تمامی اعضاء از منافع برگزاری جلسات رودررو بهره‌مند خواهند شد. جشن گرفتن دستاوردها و موفقیت‌های هر چند کوچک تیم از جمله روش‌های رایج برای برنامه‌ریزی این دورهمی‌های تأثیرگذار است.
- بهره‌برداری از مطلوب‌ترین فناوری‌ها
بهترین تیمهای مجازی از مزایای بهره‌برداری از فناوری به خوبی آگاه هستند. کنفرانس‌های تلفنی، ویدئو کنفرانس و سایر ابزارهایی که پلت‌فرمی مناسب برای برقراری ارتباطات باز و بهبود بهره‌وری تیم را فراهم میکنند، از جمله این تکنولوژی‌ها هستند. با این حال، نباید ابزارهای ارتباطی ساده را فراموش کرد. برای مثال، استفاده از تماس‌های تلفنی ساده برای پاسخ به سوالات اعضای تیم در مقایسه با برگزاری یک کنفرانس ویدئویی پیچیده تأثیر به مراتب بیشتری خواهد داشت.
آیا این راه‌حل‌ها واقعا تأثیرگذارند؟
به یاد داشته باشید ایجاد یک تیم کاری مجازی کاری بسیار دشوار و پیچیده است. ساخت یک تیم مجازی مطلوب و موفق مستلزم فداکاری، تلاش و بهره‌برداری از ابزارهای مناسب است، در نهایت مزایای بهره‌برداری از این مؤلفه‌ها برای سازمان‌هایی که به درستی از آنها استفاده میکنند، بسیار چشمگیر است.
